办公自动化最全教程08

主讲：胡泽建 9966308,办公自动化教程08,1 Word 2003概述 2 Word 2003的基本操作 3 文档编辑的基本操作 4 Word 2003文档的排版 5 Word 2003表格的制作 6 Word 2003的图形功能 7 Word 2003 的高级功能 8 页面设置和打印管理,1 Word 2003概述,1.1 Word 2003的新增功能与特点 1.基本特点 文字处理、图形文字及表格混排功能 编辑和格式管理 模拟显示功能 制作Web页 WordMail功能 完善的在线帮助和Office助手,2.新增功能 Word 2003与Word 2000及以前版本相比，新增功能有： 【阅读版式】视图功能 多用户协调工作系统 多文档窗口并排比较功能 集成【组织结构图】功能 信息检索功能,增加新功能的XML编辑器 支持墨迹输入设备 加强文档保护功能 集成【组织结构图】功能 语音和手写功能 信息权限管理功能 增加常见智能标记支持,1.2 Word2003的运行环境、启动与退出 1.运行环境 计算机和处理器：使用Intel Pentium 233-MHz或更快处理器 内存：推荐128MB内存或更大内存。 硬盘空间：260MB可用硬盘空间。 光驱：CD-ROM或DVD光驱。 显示器：Super VGA (800 600)或更高分辨率的显示器。,2.启动Word 2003 执行【开始】|【程序】|【Microsoft Office】|【Microsoft Office Word 2003】命令 双击桌面上的Microsoft Office Word 2003图标 双击Word文档图标,3.退出Word 2003： 选择【文件】|【退出】命令 单击窗口右上角的关闭按钮 双击标题栏左边的控制菜单按钮 用组合键【Alt】+【F4】,1.3 Word2003的窗口组成,1.4 Word 2003的视图方式 所谓视图，就是简单查看文档的方式。Word 2003向用户提供了普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式视图和文档结构视图等多种不同的视图模式，用户可以根据不同的需要选择不同的视图方式来查看文档。,2.1 新建文档 1.新建空白文档 新建一个空白文档常用以下几种方法： 利用【常用】工具栏上的新建按钮 创建新文档 利用组合键【Ctrl】【N】 选择【文件】|【新建】命令，弹出【新建文档】任务窗格 选择【空白文档】,2 Word 2003的基本操作,2.利用模板创建文档 具体操作步骤如下： 在【新建文档】任务窗格中单击【本机上的模板】，弹出【模板】对话框。 从【模板】对话框的不同选项卡中选择新文档要使用的模板类型。 从列表框中选定具体类型模板的图标后，单击【确定】按钮。,2.2 打开文档 1.打开硬盘或网络上的文档 单击工具栏上的【打开】按钮 ，或者选择【文件】|【打开】命令，弹出【打开】对话框。 在对话框的【查找范围】下拉列表框中，选择该文档所在的驱动器，找出文档所在的目录。 单击该文档名，单击【打开】按钮即可。,注意： 若要同时打开多个连续的文档，可以先选定第一个文件名，然后按下【Shift】键，单击要打开的最后一个文件名，两个文件之间的所有文件将被选定；若要打开不连续的文件，先选定第一个文件，然后按下【Ctrl】键，并逐个单击其它要打开的文件名，最后单击【打开】按钮。,2.打开最近使用过的文档 【文件】菜单的底部列出了最近使用过的文档，单击要打开的文档名，即可将其打开。或者在【打开】对话框中单击左侧的【我最近的文档】按钮，它保存了大量使用过的文档。,2.3 保存文档 1.保存新建文档 单击【常用】工具栏上的【保存】按钮，或者选择【文件】|【保存】命令，打开【另存为】对话框。 在【文件名】文本框中输入一个新的文件名。若不输入，则Word会以文档的第一句话作为为文件名进行保存。 单击【保存】按钮。,2.保存已有的文档 单击常用工具栏上的【保存】按钮 ，或【文件】菜单中的【保存】命令，则当前编辑的内容将以原文件名保存在原来的位置。 3.用另一文档名保存文档 选择【文件】|【另存为】命令， 打开【另存为】对话框，其后 操作与保存新建文档一样。,4.文档的保护 选择【文件】|【另存为】命令，打开【另存为】对话框。 单击【另存为】对话框中的【工具】按钮，从弹出的下拉菜单中选择【安全措施选项】命令，弹出【安全性】对话框。 在【打开文件时的密码】和【修改文件时的密码】文本框中输入密码。,5.设置定时自动保存 选择【工具】|【选项】命令，打开【选项】对话框，在【保存】选项卡中，进行相应的设置，如图所示。,2.4 关闭文档 关闭文档的方法有以下几种： 选择【文件】|【关闭】命令； 单击文档窗口右上角的【关闭】按钮； 按【Alt】+【F4】组合键； 在任务栏上用鼠标右键单击要关闭的文档名，在弹出的快捷菜单中选择【关闭】命令。,3 文档编辑的基本操作,3.1 移动插入点 利用鼠标移动插入点 用键盘移动插入点,3.2 字符的插入 输入文档时有两种工作状态：【改写】和【插入】。,3.插入符号 具体操作步骤如下： 将插入点移到要插入符号的位置。 选择【插入】菜单中的【符号】命令，弹出【符号】对话框 。 在【符号】选项卡中的【字体】列表框中选择包含该符号的字体。 选择符号表中所需的符号，单击【插入】按钮。 单击【关闭】按钮。,4.插入特殊符号 选择【插入】|【特殊符号】命令，打开【特殊符号】对话框。 单击需插入的符号并确定。,提示： 右键单击输入法工具条右边的【软键盘】按钮，在弹出的快捷菜单中选择要插入的符号的类型，也可以利用软键盘插入一些特殊符号，如图所示。,3.3 文本的选定 1.用键盘选定,2.鼠标选定,3.用扩展功能选定文本 按下【F8】键，状态栏上的【扩展】按钮由灰色变成了黑色，表明现在进入了扩展状态；再按【F8】键，则选择了光标所在处的一个词；再按一下，选区扩展到了整句；再按一下，选区扩展成了一段；再按一下，选区就扩展成全文。 在编辑区任意位置单击，或双击【扩展】按钮，退出扩展状态。,3.4 复制、剪切与粘贴 1.复制文本 选定需要复制的文本内容。 选择【编辑】|【复制】命令或单击常用工具栏中的【复制】按钮 或按【Ctrl】+【C】组合键。 将插入点定位到想粘贴的位置。 选择【编辑】|【粘贴】命令或单击常用工具栏中的【粘贴】 按钮或按【Ctrl】+【V】组合键，即可把所选内容复制到目标位置中。,2.移动文本 选定需要移动的文本内容 选择【编辑】|【剪切】命令或单击常用工具栏中的 【剪切】按钮 或按【Ctrl】+【X】组合键 将插入点定位到想粘贴的位置 选择【编辑】|【粘贴】命令或常用工具栏中的【粘贴】按钮 或按【Ctrl】+【V】组合键，即可把所选内容移动到目标位置,3.5 剪贴板工具 【剪贴板】是内存中的一个临时数据区，用于在应用程序间交换文本或图像信息，剪贴板中可以同时存放最近24次复制和剪切的内容。,有以下几种方法可调出Office剪贴板： 选择【编辑】|【Office剪贴板】命令，将在编辑区的右侧显示【剪贴板】任务窗格； 单击【视图】|【任务窗格】命令调出任务窗格，单击【其它任务窗格】下拉按钮，在弹出的菜单中选择【剪贴板】； 连续按【Ctrl】+【C】组合键两次。,3.6 查找与替换 1.查找 选择【编辑】|【查找】命令或按下组合键【Ctrl】+【F】，打开【查找和替换】对话框。 在【查找内容】列表框内输入要查找的文字。 单击【查找下一处】按钮，Word 2003即开始查找，找到内容后将其反白显示并停止查找。如果所指定的内容没有找到，系统会给出相应的提示。,2.替换 选择【编辑】|【替换】命令，打开【查找和替换】对话框，并显示【替换】选项卡。 在【查找内容】列表框中输入要查找的文字，在【替换为】列表框中输入替换文字。如果需要设置高级选项，可单击【高级】按钮。 单击【替换】，Word 2003即将找到第一处相应内容按设置进行替换。单击【全部替换】按钮可将整个文档中的相应内容全部替换掉。,3.5 撤消与恢复 1.撤销操作 如果只想撤消最近一次操作，可以选择【编辑】|【撤销】命令或单击【常用】工具栏中的【撤销】按钮 ，即可恢复上一次的操作。 连续单击【撤销】按钮或是单击【撤销】按钮右侧的下拉按钮 ，在弹出的下拉列表框中单击某一项，该项操作及其后的所有操作都将被撤消。,2.恢复操作 单击【常用】工具栏上的【恢复】按钮 或选择【编辑】|【恢复】命令就可以恢复最近一次的撤销操作。 如果撤销操作执行过多次，也可单击【恢复】按钮 右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择恢复撤销过的多次操作。,3.8 拼写与语法检查 选择【工具】|【选项】命令，切换到【拼写和语法】选项卡，可以设置系统在键入时是否检查拼写和语法，如图所示。,Word 2003用红色波浪线标记输入有误的或系统无法识别的中文和单词，用绿色波浪线标记可能的语法错误。,3.9 多个文档的浏览 1.多文档的快速切换 单击【窗口】|【全部重排】命令，可同时在窗口中显示多个文档 2.并排比较文档 打开要并排比较的文档。 选择【窗口】|【并排比较】命令。 选择需要并排比较的文档，然后单击【确定】按钮,4 Word 2003文档的排版,4.1 设置字符格式 设置字符格式有两种方法 通过【格式】工具栏中的工具按钮。,选择菜单【格式】|【字体】命令，在弹出【字体】对话框中设置字符格式。 设置字体格式 设置字符间距 设置文字效果,4.2 设置段落格式 1.段落对齐方式 5种段落对齐方式，即两端对齐、左对齐、居中对齐、右对齐和分散对齐。 两种设置方法： 格式工具栏按钮,选择菜单【格式】|【段落】命令，在弹出【段落】对话框中设置段落对齐。,2.设置段落缩进 段落的缩进有四种方式：左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。 可用标尺设置段落缩进。,水平标尺,可用【段落】对话框设置段落缩进,3.设置行间距和段间距 行间距和段间距也在【段落】对话框中设置。 4.给段落添加边框和底纹 选择【格式】|【边框和底纹】菜单，打开【边框和底纹】对话框。 在【边框】选项卡中设置段落边框 。 在【底纹】选项卡中设置段落底纹。,4 项目符号和编号 用下面两种方法都可以添加项目符号和编号： 单击【格式】工具栏上的【项目符号】按钮 或【编号】按钮 ，插入点所在段落的开始自动添加了一个项目符号或编号。 选择【格式】|【项目符号和编号】命令，打开【项目符号和编号】对话框设置项目符号和编号。,4.4 分栏处理 先选定要分栏的文本，用下面两种方法进行分栏设置： 单击【分栏】 按钮，在弹出的分栏模型中按住鼠标左键，拖动出所需的栏数。 选择【格式】|【分栏】命令，打开【分栏】对话框。,5 首字下沉 选择【格式】|【首字下沉】命令，显示【首字下沉】对话框 在【位置】选项区选择【下沉】或【悬挂】位置 在【选项】选项区为文本设置字体、下沉的行数及与正文的距离,6 复制格式 【格式刷】按钮 主要用来实现格式的复制。 复制格式的具体操作步骤如下： 将插入点置于已设置好格式的文本中。 单击【常用】工具栏中的【格式刷】按钮，此时鼠标变成刷子形状。 将鼠标拖过要复制格式的文本。,5 Word 2003表格的制作,5.1 创建表格 1.利用常用工具按钮创建简单表格 单击常用工具栏上的【插入表格】按钮 ，在下方出现的表格模型中拖动鼠标，确定所需的行列数后，释放鼠标，可以快速创建一个简单的表格。,2.使用菜单创建表格 选择【表格】|【插入】|【表格】命令，打开【插入表格】对话框 在【表格尺寸】选项区中分别设置所需的【列数】与【行数】 在【自动调整】操作选项组中选择适当的选项 单击【确定】按钮,3