采购管理应用方案

采购管理应用方案一、 建立采购基础资料l 目的与范围建立采购员、供货商资料，此资料将用于采购单中。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径建立采购员资料按照采购员编码规则，建立采购员数据。采购员采购管理基本设置采购员资料维护建立供应商资料按照编码规则对供应商编码，为供应商编码并录入采购员采购管理基本设置供货商资料维护查询供应商资料综合查询基本查询供应商资料查询二、 采购价格处理l 目的与范围建立物料采购价格资料。在输入订单时，根据系统参数设置，以此价格作为采购订单的物料预设价格。此功能特别适合供应商的物料采购价格变动较小的情况。l 相关模块采购管理系统维护参数设置采购设置l 作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径建立采购价格资料建立物料采购价格资料采购员采购管理日常处理采购询价维护归档采购价格资料将采购询价资料输出，进行归档处理采购管理系统报表采购询价报表l 说明1、 如果在系统维护系统设置参数设置采购设置中选择“新增时采用以采购询价资料的采购单价为默订值“，则在做采购单维护时，当新增某个物料，程序会自动取到采购管理基本设置采购询价维护中设置好的单价。2、 采购询价维护中，以询价日期+供应商编号+物料编号+采购批量四个字段组合作为唯一项。也即只有这四项都相同时，系统才不允许输入。只要其中有一项不同，系统认为都是可接受的。因为，同一供应商、同一物料，只要它的询价日期或采购批量不同，都可能有不同的报价。3、 可通过在系统维护系统设置参数设置采购设置中设置采购询价的参数，来决定供应商的询价资料是采用库存单位还是采购单位进行询价。三、 采购订单处理l 目的与范围采购单建立，批准生效，收货，结单处理。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径录入采购单输入需采购的物料采购员采购管理订单处理采购单维护审核采购单核对采购合同原稿与已输入电脑的采购单内容是否一致采购员采购管理系统报表采购单核对报表批准采购单批准采购单，使该采购单在电脑中生效，并成为不能改动状态采购主管采购管理状态维护采购单批准查询采购订单资料综合查询基本查询采购订单查询打印采购单打印出采购单，发给供应商采购员采购管理标准格式采购单打印采购单结单对已完成收料的采购订单及未完成收料，但须中止的采购订单进行结单；已完成收料或超额收料的订单采用自动结单，未完成收料的采用强制结单采购主管采购管理状态维护采购单自动结单采购管理状态维护采购单强制结单l 说明1、如果在系统维护系统设置参数设置采购设置中选择“批准或取消批准，是否要经过锁定状态进行“，则所有的采购单审批都为二级审批制。即采购单首先需锁定，然后再进行批准。2、采购订单可由组别控制。即在做采购单维护或供应商资料维护时，选择某一个供应商属于哪一个用户组别或某一张采购单属于某个用户组别，则在采购单维护、修改、锁定、批准采购单时，只有属于这个组别的用户，才可能看到采购单。当然，系统管理员的权限可不受此限制。3、 采购单维护能直接修改未批准或锁定状态的采购订单，如要对已批准的采购单进行修改，首先要取消采购单批准，具体参照更改采购订单部分。4、 自动结单：指采购订单在完成足额收料后作结案处理，使之不再参与公司日常运作。5、 强制结单：指采购合同在执行过程中没有按要求完成，但要中止其执行，作强制结案后使之不再生效。6、 已作自动结单或强制结单的采购单，在采购单查询和一般的采购报表中，都不再输出。已结单的采购单，只在一些统计报表和与财务应付款方面相关的程序中输出。7、 采购单批准的动作也可由采购员直接进行操作，但在已打印出的采购单报表中，需由采购主管或采购经理签字确认。四、 更改采购订单l 目的与范围对已批准或结单的采购订单进行修改。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径取消结单将采购订单的状态由结单改为批准采购主管采购管理状态维护采购单取消结单取消订单批准将采购订单的状态由批准改为未批准采购主管采购管理状态维护采购单取消批准修改订单修改采购订单资料采购员采购管理日常处理采购单维护l 说明1、根据要修改的采购单的状态，须首先将订单状态转变为未批准，然后再进行修改。如果当前订单已结单，则按取消结单取消批准修改订单顺序执行，如当前订单为批准状态，则按取消批准修改订单的顺序作业。修改后的订单要重新批准。2、修改后订单数量不能小于已经收料的数量。3、不能删除曾经发生过收料业务的订单项。4、如果采购订单是执行二级审批制，则采购单取消批准之后，还需进行采购单取消锁定，采购订单才可修改。五、 补填采购价格l 目的与范围补填采购价格为零的采购单的单价资料。l 相关模块采购管理、库存管理l 作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径补填采购价格补齐采购单价采购员采购管理日常处理订单补价l 说明1、 向供应商下发采购单时，由于种种原因，如询价未回复、物料采购价格领导未批复、或此种物料本身就是事后补价的、等各种原因，导致订单在录入时没有输入采购单价。而下发采购单之后，采购价格又得到了确认，此时，即可做订单补价的操作。2、 如果在补价时，采购单已发生了收料（完全收料或未完全收料），则还应在库存管理-价格处理-收料价格维护中进行补价处理。3、 补齐订单价格，是为采购应付款和成本核算中计算物料的移动加权平均价，为了取得单价资料而需做的工作。4、 订单补价程序会自动过滤出所有采购单价为0的采购订单行记录六、 采购单跟催及对帐处理l 目的与范围采购单的跟进及收料安排。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径查看、跟催采购订单查看采购单的计划收货日期、到料情况、是否延期等资料，以便仓库为收货做准备采购员采购管理系统报表收货计划报表销售管理系统报表延期采购单报表综合查询基本查询采购单查询收料对帐周期性就收料情况与供应商对帐采购员/财务采购管理标准格式采购对帐单l 说明七、 申购单处理l 目的与范围申购单建立、批准生效、转询价单或直接转采购单l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径填制或修改申购单建立并输入申购项目MC文员采购管理申购处理申购单维护批准申购单批准使之在电脑中生效，并成为不能改动状态MC主管采购管理申购维护申购单批准打印申购单打印出申购单并签字，作为采购的依据MC文员采购管理申购维护物料申购单报表申购单结单申购单完成处理后进行结单处理MC文员采购管理申购处理申购单结单查询申购物料的采购情况了解所申购物料的采购等情况采购管理申购处理申购物料采购状况报表查询已结单的申购单采购管理申购处理申购单结单资料查询l 说明1、申购单转采购单，可分两种情况，实际使用时，可根据具体情况进行调整，各自的流为：a、申购单维护申购单批准询价单维护询价回复维护采购单产生；b、申购单维护申购单批准申购单直转采购单2、只有已经批准的申购单才可打印申购单报表。3、如果是使用“申购单直转采购单”的模式，则需转为采购单的物料需有供应商的采购询价资料。八、 更改申购单l 目的与范围对已批准或结单的申购单进行修改。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径取消结单将订单的状态由结单改为批准MC主管采购管理申购处理申购单取消结单取消批准订单将订单的状态由批准改为未批准MC主管采购管理申购处理申购单取消批准修改订单修改订单资料MC文员采购管理申购处理申购单维护l 说明1. 根据要修改的申购单的状态，须首先将订单状态转变为未批准，然后再进行修改。2. 如果当前订单已结单，则按取消结单取消批准修改订单顺序执行。3. 如当前订单为批准状态，则按取消批准修改订单的顺序作业。4. 修改后的订单要重新批准。5. 已转入采购的申购单不能修改。九、 申购询价处理l 目的与范围向供应商查询所申购物料的价格资料。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径建立询价单根据已批准的申购单填制询价单采购员采购管理申购处理询价单维护打印询价单输出询价单，并发给供应商，要求供应商报价采购员采购管理申购处理申购询价报表记录供应商报价资料登记供应商回复的价格资料采购员采购管理申购处理询价单回复维护查询超期未复的询价单采购管理申购处理询价回复超期报表l 说明1、某一张申购单可对多个供应商进行询价，但最后生成采购单时，则一张申购单只能有一个相对应的供应商。十、 申购项目的采购处理l 目的与范围根据供应商回复的询价资料，对申购的物料生成采购单。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径采购已进行了物料的个别询价的申购项目此申购项目已进行个别的询价，采购是根据询价的结果进行采购员采购管理申购处理采购单产生采购没有单独进行询价的申购项目此申购项目没有进行询价，价格资料来自以前的供应商询价资料采购员采购管理申购处理申购单直转采购单查询申购物料的采购情况了解所申购物料的采购等情况采购管理申购处理申购物料采购状况报表l 说明使用“申购单直转采购单”，则需转为采购单的物料需有供应商的采购询价资料。十一、 消耗品、低值易耗品的采购l 目的与范围对于消耗品及在生产中起着重要作用但又不记入产品结构清单的生产辅料可采取再订货点分析（ROP）和安全库存的方法生成采购单。l 相关模块采购管理l 作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径设置物料的再订货点建立生产辅料的再订货点（ROP）MC文员采购管理再订货点ROP项目维护打印按再订货点采购的项目输出按再订货点采购的物料项目MC文员采购管理再订货点ROP项目报表计算按再订货点方法采购的项目需求计算其需采购数量MC主管采购管理再订货点再订货点分析打印再订货点的分析结果输出再订货点项目的供应需求，可作为采购依据采购管理再订货点再订货点分析将订货需求转成申购单将计算所得供应需求转入申购单采购管理再订货点再订货点分析l 说明1. 再订货点（Re-Order Point）：相当于一条水平线，当安全库存低于水平线时，表示须采购物料了2. ROP适用于物料需求非常稳定的情况,物料的库存降低到再定货点时，系统便会提醒您该下单了，下单的数量就是采购批量,否则该物料的供应将处于随时可能缺货的状态。