高校固定资产管理系统使用指南(doc 4页)
高校固定资产管理系统使用指南为正确使用高校固定资产管理系统，特编写此使用指南，以方便各单位资产管理员日常操作使用。一、SQL Sever配置（一）打开“我的电脑”打开“控制面板”打开“管理工具”打开“数据源（ODBC）”点击“系统DSN”点击右边的“添加”在弹出的窗口中找到最下边的“SQL Sever”并点击，然后点“完成”键弹出窗口的“名称”一栏请随便填入任意的数字或字母，“说明”一栏无需填写，“服务器”一栏请填入“210.44.2.193”,点击“下一步”将黑点点至“使用用户输入登陆ID和密码的SQL Sever验证”；“登陆ID”一栏填写“sa”；“密码”一栏填写数据库密码（xinxinlili）点击“下一步”再点击“下一步”，直至“完成”退出安装。（二）打开“高校固定资产2003”，在用户名和密码皆为空的状态下点确定，输入“210.44.0.250”，点确定退出。二、系统登录高校固定资产管理系统可运行于Windows2000/98/xp操作系统，是基于校园网的网络版操作软件，首先在终端上安装高校固定资产管理系统，并通过配置SQL SEVER连接到服务器上，才可进行正常操作。开机后在桌面上找到高校固定资产管理2003快捷方式，鼠标双击进入管理系统登陆界面，输入相应的资产管理员用户名及口令，即可进入操作界面。在日常的固定资产管理中，常用的有三种操作：固定资产增加、固定资产变动、固定资产处置。三、固定资产增加（一）录入系统：由校内各部门资产管理员录入新增固定资产的资料。1.具体操作为：“资产管理”“固定资产增加管理”选择“使用单位”及“资产类别”点击“添加”完成。2.验收单的信息项包括：资产分类号（分类名称）、资产名称、单价、数量、计量单位、经费来源、资产来源、经手人、发票号、购置日期、货到日期、验收日期、型号规格、采购人、销售商、出厂日期、出厂编号（机身号）及生产厂家。以上信息项要求录入完整准确。3.附件一般是指与主机配套使用，离开主机就不再是一个完整的机器，而只是一个部件的资产。如果资产有附件，可以点击上方“附件”快捷按钮，进入附件信息的录入窗口，具体操作为：点击“附件”点击“添加”选择“分类号”填写“附件名称”、“附件型号”点击“保存”点击“退出”如果资产有多个附件，可再次重复以上操作。4.生成卡片及插入图片：新购资产录入验收单资料完成后，经确任完整且无误后点击“建卡”生成卡片信息，对生成的卡片分别填写使用人、使用方向、存放地点等信息项。如有图片信息可以在此时把资产图片插入到卡片中。5.提交验收单：完成卡片信息的填写后即可点击“提交按键”提交验收单。如信息项填写不完整则系统会自动提示不能提交成功。6.打印验收单：验收单提交成功后即可去归口单位或国有资产管理科打印验收单。验收单一式四联。需要注意的问题：1.只有末级单位才能添加资产；2.验收单提交后，如归口审核通过，则验收单在资产增加状态下不再显示；如未通过，则新增资产验收单“审核结果”前显示未通过标志“”，资产管理员应重新检查验收单有没有错误，查看未通过的原因，修改后重新提交，直至通过。3.归口审核通过的验收单，如还未通过财务审核，如若修改，应由归口审核单位撤销该验收单的审核后再作修改，待修改完成后重新提交。已通过财务审核的资产，不能撤销审核做修改。如若修改只能通过资产变动流程进行修改变动。4.如果有多项相似的资产同时添加，在填写完一件资产的验收单后，可以点击“复制”按钮，快速添加，再对验收单做简单的修改后提交，提高输入的速度。（二）资产卡片的打印各部门资产管理员负责打印本单位的卡片资料。卡片可随验收单同时打印，也可集中打印。操作可在主菜单“查询”下点击“资产信息查询”中完成。卡片应保存每一件资产的变动记录及签名。四、固定资产变动固定资产变动管理的范围包括使用单位、使用人、使用方向、现状（除调拨、丢失、报废之外）、存放地点、单价、附件的变动。具体操作如下：1.“资产管理”“固定资产变动管理”选择“使用单位”选择需要变动的资产（可以选择一项或多项固定资产）点击工具栏中的变动图标填写需要变动的项目及变动理由点击“确定”完成变动报告。2.变动报告的打印：“变动浏览”状态下点击需要打印的变动单号点击工具栏中的打印图标完成需要注意的问题：1.凡涉及资产金额变动的报告单一式四份，由国有资产与校办产业管理处、归口审核部门、财务处、资产使用部门各留存1份；2.单位内部项目的变动报告单一式三份，由国有资产与校办产业管理处、归口审核部门、资产使用部门各留存1份；3.不同单位之间资产项目的变动报告单一式四份，由国有资产与校办产业管理处、归口审核部门、调出资产单位、接收资产单位各留存1份； 五、固定资产处置固定资产发生调拨、丢失、报废和出售等情况，根据国有资产与校办产业管理处的意见，由使用单位资产管理员，通过本系统的“资产管理”下的“固定资产处置”菜单，对固定资产卡片现状信息进行变更。具体操作如下：（一）“资产管理”“固定资产处置管理”选择“使用单位”选择需要处置的资产（可以选择一项或多项固定资产）点击工具栏中的处置图标填写处置价值、处置原因、处置方式及技术鉴定意见等项目点击“确定”完成处置报告。（二）处置报告的打印：“处置浏览”状态下点击需要打印的处置单号点击工具栏中的打印图标完成。需要注意的问题：1.处置报告单一式四份，由国有资产与校办产业管理处、归口审核部门、财务处、资产使用部门各留存1份。2.如果选择的资产已经被处置且没有审核通过，系统会提示你不能再进行处置。处置报告单在没有通过财务审核的情况下，可以删除。六、本次清查固定资产分户明细表的打印本次资产清查所用基础报表为固定资产分户明细表，各单位自行打印本单位账表，并以此为依据进行资产清查。具体步骤为：进入固定资产管理系统账表管理统计分析表（十六大类）报表类型一栏选择“固定资产分户明细表”统计条件一栏的数据统计时间范围：起始时间设定为“1950年1月1日”，截止时间设定为“2006年12月31日”使用单位通过下拉菜单选择需要打印账表的单位名称点击“生成账表”账表生成后点击“预览”按键点击“打印机设置”按键将打印方向设为“横向”、纸张大小选择“A4”页边距的左边距设为“2.5” 点击打印完成。七、系统维护该固定资产管理系统在设计中充分考虑到操作的简便化，大部分的操作都可通过鼠标点击选择来完成，只有很少一部分需要手动输入信息，使资产管理员可以方便快捷地掌握系统的使用。为保证系统的正常运行，资产管理员应对系统登录密码妥善保护，既不要遗失或遗忘，更不要被他人获知，并且要定期更换，禁止非资产管理人员非法登录系统。同时资产管理员应严格遵守固定资产管理规定，在权限规定范围内进行工作，禁止非法侵入系统数据库，禁止随意进行资产的添加、变动、处置，以免造成系统资源的浪费。
