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如何正确应对职能部门检查资料

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如何正确应对职能部门检查资料

如何正确应对 职能部门(劳资消 防卫生监督) 检查 主讲人:胡漫云 一、接待: 1、接待步骤: 主动上前 热情接待 带到角落 位置坐下 上茶水 或饮料 找借口 离开 自我 介绍 判断 来意 询问对方姓名 及联系方式 回答 问题 立即通知 人事行政部 同时尽量疏散员工 (或通知各相关部 门作好准备) 签询 问单 送走 检查人 先将询问单传真 至人事行政部 将原件带 回公司 2、接待流程: 2.1.当门口走进穿着制服袖口有“劳动监察”(或“卫生 监督” “消防”)等字样的工作人员走进店内时,店 长或经理应立即上前迎接;接待时要热情大方; 2.2.尽量将其带到角落位置,以免检查人员到处窜 ,不利于后面的解释工作; 2.3.坐定后,叫员工上茶水或饮料(果汁),夏天可以 上冰水; 2.4.当检查人员亮出证件后,看清工作单位和姓 名; 2.5.做自我介绍,介绍时应说:“本人是新来的 实习店长(经理)叫×××。 ” 2.6.判断检查人员来意,一般有检查工作和联系 工作两种目的; 2.7.来意明确后,找借口说: “我去切点西瓜 给各位老师吃,让各位解解喝,各位老师也挺 累的先坐一下,我马上回来, ” ; 2.8.立即通知人事行政部,以寻求对策; 2.9.通知完后 2.9.1如果是劳资部门,立即疏散员工,尽量不要太多人在店堂内走动; 2.9.2如果是卫生监督部门则马上通知出品部(尤其熟食间)水吧部仓 库 洗碗部等几个重点部门作好准备工作: Ø熟食间食品及用具必须生熟分开,并有明确标识,正在加工的熟食尽量 迅速撤离现场;洗手池必须配有消毒水及洗手液. Ø水果间正在加工切配的水果或饮品也尽量停止,收回隐秘处; Ø仓库马上检查是否有三无产品,如有,必须马上丢弃(收起); Ø洗碗间“一刷. 二洗.三冲水.四消毒”的标识必须有(平时就应张贴好), 正在清洗及准备消毒的餐具必须摆放整齐. 2.9.3如果是消防部门,则马上通知员工清理好堆放在消防通道的所有 物品,检查消防标识是否齐全,应急灯的开关等相关消防检查项目是否 完好 2.10.回答检查人员问题: 2.10.1劳资部门: Ø“你公司上海人是否缴纳社会保险,是否有社会 保险证书?”回答:好象全部都缴纳过了三金, 这些全是由公司人力资源部统一办理,东西全在 公司人事行政部存档,具体情况我不大清楚。 Ø“你单位外来从业人员有没有参加 外劳力综合保险?”回答:有,公司为了 员工个人与公司共同利益,我们公司为每一位 员工都办理了综保手续。 Ø“你们店有多少个外劳力?” 回答 时,按一个班次人数回答,天钥桥店通常回 答26-28人,四川北路店通常回答30-35人。回 答人数时尽量按照人事行政部给的名单上的人 数上报。(越少越好) Ø若发现回答人数与实际人数不符时,应告知检 查人员,是别的店新员工过来培训的,或是别 的店过来开会的,今天开员工大会。 Ø“你们一共有几家分店? ”回答:本人是新来的 店长(经理)对公司了解不是很深,好象是四家 ,其它好像有加盟店,具体我也不是太清楚。 Ø“具体名单能不能给我们一份?”回答:能,您 要稍等一会了,因为本人刚到店没多久对店里人 员不是很熟悉,我得去翻一下他们的签到本,所 以请你们稍等一会,我马上去抄过来给您。 Ø立即将人力资源部下发的人员名单抄给检查人员 ,如人员名单有出入时必须立即电话询问人事行 政部。 Ø如还问其它问题,则回答不清楚。 2.10.2.卫生监督 Ø“你们员工有没有办理健康证?”回答: “我们公司 全部员工都必须办理好健康证才可上岗的.!” Ø“你们的蔬菜沙拉里边的蔬菜是用自来水冲洗的吗 ?”回答: “我们所有直接入口的蔬菜水果都是用纯 净水冲洗的;这样能保证卫生.” Ø“这些餐具是马上要用的吗?”回答:这些餐具是备 用的,我们所有餐具使用前都必须入消毒柜消毒后 才可使用” Ø“厨房的砧板是怎么消毒的?”回答: “我们出品部 的同事每天都会用高温沸水进行蒸煮消毒的” 2.10.3.消防部门 Ø“你们有专门的消防负责人吗?”回答: “有的, 我们的店长就是消防总指挥” Ø“你们一年有多少次消防演习和培训? 回答“ :我们一般一个月演习一次” . 2.11.1.如检查人员带有询问单(询问单一式两份), 问完后需要签名的,应尽量推诿没有签字权,确需 当场签名的,应将检查记录内容先通报人事行政部 ,并征求意见; 2.11.1.如联系不上而又马上需要签名时,应仔细核 查记录措词,尽量避免“问题严重”等类似词语, 并表明你是新到的店长(经理)如果上面有这种字 眼,总公司怪罪下来要丢饭碗的,让他放你一马。 对存在问题应尽量争取措辞方面减轻程度; 2.11.签询问单: 2.12.送走检查人员: 2.12.1. 当询问单签完后,尽量找些别的话题 与检查人员闲聊,与检查人员建立熟悉过程; 2.12.2.当检查人员表示还要去查别家,并站起 来准备离开时,告诉他们天气太热(冷), 以后走到这里的时候欢迎您们上来坐坐 ; 2.12.3.送其出门口时,顺便在收银台拿点贵宾 卡,告诉他们这是宣传卡,以后想吃饭可以 打电话订位。 2.13.送走检查人员后,应立即 向人事行政部汇报检查结果, 并将询问单传真至人事行政部; 2.14.当日或次日将询问单原件带回 公司人事行政部。 二、案例分析: 1、劳动监察大队去了某店几次都没有调查 出结果,他说问店里的人,店里的人什么 都不知道,最后一次去就发火了,主管告 诉检查人员本店人数为23人,但人力资源 部给的名单是33人,主管并未按名单上的 人数回答,别人一看面积那么大的一个店 一想就不止23人,后来检查人员大至看了 一下说至少有35人,便说该店用工不合法 ,并责令整改,五个工作日内将另外12 个人的手续办完就不罚款。 2、某店劳动检查,人力资源部第二天早上到 店后就已经告诉店长待会有劳动局的人来谈话, 当来人后,人力资源部带着检查人员坐在营业区, 正在谈话,店长就在楼面招集早班人员开例会,说 话内容也不注意,还在说你们早班人员怎样怎样 的,检查人员听到后就问了这里只是早班人员,那 还有其它班次的人员嘛,看来你对我们还有所隐 瞒,本人就回答是别的店在这里培训的,可店长又 继续给员工开会说你们即然是本店的员工,劳 动局的人听完后就看着我说由于你的数据不真实, 我们需要你下午再提供一套完整的资料到本部门办 公室去谈话。还好后来用关系解决了此次 事件,要不然后果不堪设想。 3. 某店卫生部门例行检查,检查人员问堆放在洗碗 间的餐具:这是马上要用的餐具吗?”店员回答”是” ,检查人员马上对这些餐具进行卫生检验,结果全 部不合格,被罚款数万元 此次培训结束! 谢谢大家!

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