活动策划---完全手册

书籍作者朱迪 艾伦 活活 动动 策策 划划 完全手册完全手册 总体筹划 预防失误 p活动安全性 p保持“通畅” p不要让客人“不知所措” p不要有“白白地等待” p特殊地体验 2011-8-32 客户心中的客户心中的“满意满意” 1. 1. 前期准备前期准备 初步策划和预算 初步策划和预算初步策划和预算 p活动的特点 n活动一旦开始就没有任何弥补的机会 n墨菲法则：可能会出错的问题就一定会出错 p活动规模的两个决定要素：资金和目标 n活动的费用 ü你要做的第一件事是你准备为活动话多少钱 ü把所有可能需要的东西都包括进来，然后标出其中必须要列入的项目 n活动的目的 ü第二件需要考虑的是活动的目的 ü活动必须有意义，不要将活动用作掩饰内部策略的花样 ü你的目标将如何决定你如何制定计划和举办活动 2011-8-3前期准备4 p前期费用 n邀请函 住宿 交通 会场租金 布置费用 食品 饮料 摆花 n装饰 音乐 娱乐 发言人 舞台布置 试听设备 灯光 特殊效果 p中间费用 n摄影师 座位卡 菜单 礼品 保险 保安 劳务费 电费 p宣传费用 n宣传材料 公关费用 翻译费 邮寄和手续费 海关 工作人员的工资 各种杂费 2011-8-3前期准备5 成本的初步估算成本的初步估算 p会议 n提供产品或公司的最新信息 办公室外的聚会 交流观点 n需找解决现存问题的办法 提出一些新产品 提供培训 p公司活动 n答谢员工 答谢客户 答谢供应商 颁奖宴会 提出新产品 提高公众知名度 n供应商和本公司员工的聚会 为本公司所倡议的筹款活动提供支持 提高品牌知名度 n里程碑式的纪念（50年庆典 或者销售的关键时刻） p大型会议 n汇集各类人物，交流信息和观点 推出新产品 表彰销售业绩 n员工、销售人员、供应商、客户和商人见面的机会 2011-8-3前期准备6 活动的目标活动的目标 p筹款活动 n为科研工作筹款 吸引媒体关注 提供公众知名度 吸引新的赞助商 n需求新的支持者和捐款 增加自愿者的数量 为未来的活动、赞助和捐款积累通讯地址 p奖励活动 n举办特别活动来庆祝销售业绩的增长 汇聚高级销售人员商讨未来的策略 n促进高级销售人员和高层管理人员在工作外的沟通 取得员工家属和合作伙伴的支持 p特殊活动 n吸引媒体的关注 提高公众知名度 吸引新客户 n推出新产品 表彰 答谢 2011-8-3前期准备7 活动的目标活动的目标 p活动委员会或团队 n尽量使成员的技能和兴趣与他们的责任范围相匹配 n与供应商打交道，必须制定一个专门的人与他们沟通 n避免不具备授权资格的人购买供应商的物品 p活动类型 n举办何种类型的活动时，首先要清楚活动的目标客户 p时间要求 n虽然很多细节不能确定，但在理想状态下，你起码可以提前一年策划你的活动 n列出你所需要的全部项目，规划出每个项目所要占的时间 n行动开始就要考虑到你最终的目标，给自己足够的时间赢取最佳效果 2011-8-3前期准备8 初步策划初步策划 p构思是确保活动成功举行的一个重要因素 n它引领你一步一步地想象活动的全部过程 n使你预先注意到那些有潜在问题的环节 p尽量把活动从头到尾构思一遍 n活动的目的是什么 n你将在一年中什么时候举行活动 n一星期中的哪一天、哪个时间 n谁来参加活动、哪一种会场最为适合 n你所举办的活动从初期的邀请到后来的操作都必须真实地反映出公司形象，同时也要反 映公司的经营方式和个人风格 2011-8-3前期准备9 构思构思 p成本表 n在成本表上列出你规划的预算，你可以知道哪些项目可以在不超出预算情况下添加进去 n成本表也告诉你应如何使用资金，帮助你看到还有其他可选项目，并看看图和在不超出 预算的情况下实施这些项目 n弄清楚还有什么额外的费用，一定要将其纳入到预算中 n根据项目的添加和删除情况，不断地更新你的预算 n当你从创造性的策划阶段进入实际操作阶段时，你起初安排的项目有可能发生变化 p支付计划 n在签订合同之前，你应该准备一个支付计划，以便考虑是否需要调整截止日期 2011-8-3前期准备10 预算细分预算细分 2. 2. 组织和时间安排组织和时间安排 关键任务时间表 日期的选择 p有条不紊&关注细节 n制定关键任务表之初，你应当在日历上确认活动举办的时间 n从举办时间起向前排出每天应当做的事情 p格外注意来宾人数变更日期和活动取消日期 n拿出你所有的合同，确保所有重要截止日期成为你的关键任务时间表上的一部分 n一定要将最后期限和检查时间考虑在内 n持续更新你的关键任务时间表、成本表和支付计划 n当你邮寄邀请函时，一定要有一份发给自己，来判断邮件延迟 2011-8-3组织和时间安排12 关键任务时间表关键任务时间表 p工作单就像是作曲家的乐谱一样 n它降低了出错的可能性 n压缩了管理的“灰色空间”，减少了印疏漏而可能导致的意外 p工作单是你的创作指导 n应安排专人负责工作单，负责控制填人的信息，唯一与供应商打交道的人 ü必要时你可以指定一人去协助准备工作和监督准备工作的每一个环节 n工作单相当于信息指南，其作用在于告诉你的供应商你希望如何组织你的活动 ü必须做好记录，谁负责哪些职责并设计相应的时间点，以保证按部就班进行 2011-8-3组织和时间安排13 工作单工作单 p工作单好像是一本信息手册 n必须保证你的客户看到的是最新修改过的工作单 n工作单的开头应该是一分通讯录 ü让创意指导在中心区域能够与所有人联系 ü在活动结束后，你可以利用这份名单给相关人员写感谢信 n工作单的信息应该是保密的 n工作单的作用在于确认什么人做什么事 ü必须确保工作单上有任务的人必须能够在当天准时到达现场 n活动开始前，必须让所有组委会成员回想一遍他们的职责 2011-8-3组织和时间安排14 工作单工作单 p避免活动冲突 n选取一个好的日子是活动成功的第一个条件 n一定要事先知道是否有其他活动和你的活动同时进行，并是否有冲突 p节假日 n当你在另外一个国家或者地区举办活动，一定要考虑到国际和当地的特殊假期 n不要让你的活动与任何长假或者庆祝活动的时间相互冲突 2011-8-3组织和时间安排15 选对日子最关键选对日子最关键 p会议 n要充分考虑到经销商的需求心理 n新车和新产品发布会一般在秋季进行 p筹款活动 n客人和支持者是否同时在一个区域内 n高端人士冬季一般将在国外待很长时间 p奖励活动 n你选择的时间是否对公司和个人都合适 n是不是在传统的家庭团聚的时间里让大家参与活动 n户外活动一定要考虑到季节和天气因素 2011-8-3组织和时间安排16 一年中什么时候最适合一年中什么时候最适合 p会议、奖励活动 n考虑到是否与与会者处理自己业务的时间相冲突 n一定要保证与会者能够全身心的参加到会议之中 p公司活动、筹款活动、特殊活动 n举办活动的时间是在早上还是在晚上 n什么时候开始，什么时候结束 n活动要求着正装还是休闲装 n如果与会人员从工作单位来，是否有时间更换衣服 n志愿者是否有足够的时间来支持到活动 n与会员工是都会携带家人 2011-8-3组织和时间安排17 一天中某个时间或一周中的某一天一天中某个时间或一周中的某一天 p主要的节日清楚当地的和国际的主要节日 p宗教庆祝活动不要与任何宗教（当地主要宗教）活动冲突 p学校假期放假期间目标客人可能会出远门 p大周末很多人都希望在大周末能够好好休息一下 p运动会很多人是体育迷，也可以在活动中有所涉及 p其他特殊活动考虑到目标客户的特点和喜好，不要有和他们喜欢的事情冲突 p其他考虑因素需求量很大的东西，某个高峰期、舞会等等 2011-8-3组织和时间安排18 日期选择日期选择 3. 3. 位置位置 位置位置 位置位置 地址的要求与选择 p位置就是一切 n找到最适合你活动情况的地点是最重要的因素 n如果需要场地做出一些特殊的措施（停止营业等）考虑好预算 p地点与活动 n必须清楚在你的活动前这里安排了其他什么活动 n开始和布置装饰会场的时间应该在合同上落实 n如果在户外活动必须考虑到自然因素（天气、日出日落等） n如果你的活动需要移动地点应该考虑到交通和时差问题 位置的选择位置的选择 位置 位置 位置 p地点与活动要求 n策划时，应进行全面策划，必须清楚活动对地点的要求 n根据你的活动流程，写出对活动地点和场所的要求 n想象一下整个过程以便确定对时间和空间的要求 n要不断的更新你的成本表，根据裱花增减项目 n一定要关注你的供应商与合作伙伴，尽量提高他们的曝光度 地址的要求地址的要求 活动活动天数 当天流程 要求/预算 位置 位置 位置 p饭店与会场中心的区别 n饭店举行能够便利的提供客房（如果需要住宿） n饭店举行节省了客人住所到会场的交通费用 n饭店服务人员一般可以帮助搬运货物和布场 p预算的控制 n签订合同之前应该注意额外的费用 ü桌椅费用、宴会的额外准备、保洁费用、超时费用（计算方法） ü与指定公司合作、水电费用 n会场的特殊情况 ü是否隶属工会组织或其他组织、近期场地有无修正，是否存在劳资谈判情况 ü是否存在合同和工资的协商问题，是否存在其他影响活动的特殊情况 饭店和会展中心饭店和会展中心 p租用会场的时间 n租用时间一定要写清楚（包括超时）以放接洽人的变更 p布置会场的时间 n是否可以免费布场，或者有没有其他服务人员协助 n如果需要收费，是哪些费用，包含什么服务 p需要搬走/搬进场地物件 n是否需要支付搬走物件的存储费用和其他费用 n如果需要增加物件，是否需要支付其他费用 p活动期间的服务 n活动期间需要什么服务、服务的时间与标准或者是费用必须表明 常见问题常见问题1 1 位置 位置 位置 p场地可容纳的人数 n控制场地人数不超标是会务组织的事情，不是场地提供者 n分时/分种类邀请可以有效提高场地的利用率 n场地的容量有时候取决于洗手间的数量，要合理搭配 p区域划分情况 n弄清楚什么事情能做，什么事情不能做，并通知与会者 n弄清楚会场本身的情况，有哪些事情是不能做的 p有没有噪音限制 n弄清楚周边环境是否有噪音的限制 n如果有噪音的限制，那么限制的分贝和时间分别是什么 常见问题常见问题2 2 位置 位置 位置 p充分考虑人身安全 n考虑人身安全远比考虑买保险要重要得多 n弄清楚活动和场地可能带来的危险，并提前预防和制定补救措施 p注意限制性规定 n历史遗迹、博物馆、美术馆等地对行为举止等有明确的规定 n弄清楚场地的特殊要求，提前通知与会者 p需要增加的东西 n现有设备和设施能否满足活动要求 n如果不能满足需要增加哪些：灯光、桌椅、展板等 n这些东西哪些场地本身可以提供，自己布置是否符合会场特殊规定 常见问题常见问题3 3 位置 位置 位置 p有没有足够的餐饮工具 n考虑到用餐的特点，餐饮工具是否足够 n如果是使用公共餐具，餐具的及时整理谁来负责 n必要的话，可以利用标记让每个人只使用一套餐具 p有没有雇佣外人，预算如何 n有没有雇佣外人来帮忙，他们的酬劳以及突发情况的备份人员 p洗手间的状况 n洗手间的数量是否足够所有人使用，是否需要特殊标记和装饰 n卫生间是否区分男女，是否区分身份，是否区分角色（会务与客人） n如果安排服务员，是否提前将小费的事情解决掉 常见问题常见问题4 4 位置 位置 位置 p工作人员的安排 n员工在哪里休息和用餐，做出明确规定以免他们聚集、抽烟 n为员工准备特殊的洗手间、食品和饮料，以便享用 p员工经验是否丰富 n你的员工是否是最专业、最有经验的 n如果不是是否需要外聘或者进行临时培训 p供应商有无类似经验 n了解一下供应商有没有类似活动的成功案例 n清楚地了解他们的长处、不足以及为本次活动的改变等 常见问题常见问题5 5 位置 位置 位置 p有没有什么需要特殊说明 n活动当天会场不提供的物品应该收拾好，以免客人误用 n如果不能搬走或者隐藏就做出明确的标记，并提前说明 p消防和安全措施 n必须知道当地的规章制度和各种许可证 n确保参加人数控制在一个合理的范围 n提前