中小型公司行政办公管理制度

中小型公司行政办公管理制度l 行政主任办公工作制度l 证照管理制度l 公司保密制度l 网络使用管理制度l 证明函管理规定l 公司来宾接待制度l 员工编码管理制度一、行政主任办公工作制度职务第一条负责督促、检査行政部门对党和国家的方针政策、上级指示和总经理办公会、公司办公会决议及总经理决定的贯彻执行。第二条定期组织收集、分析、综合全公司生产、行政各方面的情况，主动做好典型经验的调査总结，及时向总经理汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报。第三条根据总经理指示，负责组织总经理主持的工作会议，安排做好会务工作。第四条负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告，主动为总经理当好参谋。第五条组织起草公司文件(对各职能部门以公司名义起草的文件负责审核），做好全公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。第六条组织做好公司印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊收订分发工作，及时编写公司大事记。第七条会同其他部门负责协调安排涉及多部门领导参加的各种会议。第八条组织做好来客接待和办公用车的管理工作。第九条指导做好电话话务与机线维修工作。第十条根据公司的方针目标要求，及时编制本部门的方针目标，并组织检査、诊断、落实。第十一条负责全公司办公用房的分配调整及办公用品用具标准的制定和管理，并对办公用品、用具标准化及各科室文明办公进行检査督促。第十二条负责完成总经理临时交办的各项任务。职权第十三条有权向全公司各部门索取必要的资料和情况。第十四条对公司会议决议和总经理指示的贯彻执行情况，有权检査督促。第十五条有权催促各部门按时按要求完成上级机关下达的工作任务。第十六条有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。第十七条有权按总经理的指示协调各部门之间的工作关系。第十八条有权安排调度公司车辆的使用。第十九条对各部门以公司名义起草的文件有审核和校正权。第二十条对不符合上级规定，或质量不髙、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。第二十一条对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。第二十二条有权根据总经理的指示，对办公用房进行分配和调整，对办公用品、用具标准化进行检査、督促。职责第二十三条对得知行政工作出现异常情况，未能及时向总经理反映，以致造成重大损失负责。第二十四条对公司行文发生差错，收集与整理的资料失实造成严重后果负责。第二十五条对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。第二十六条对公文、函件、报刊、电报传递不及时，或发生丢失、误传现象，影响工作负责。第二十七条对印鉴、介绍信管理不严，使用不当造成不良后果负责。第二十八条对所属服务工作质量差造成不良影响负责。第二十九条对本部门所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责。第三十条对未及时根据公司方针目标要求，编制好本部门方针目标未及时检査、诊断和落实负责。二、证照管理制度第一条公司证照由总经办指定专人统一管理。第二条证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如营业执照，法人代码证，法定代表人证书，税务登记证，ISP经营许可证等。第三条证照的使用包括借用、复印等。第四条证照使用必须填写证照使用申请单第五条证照借用程序：借用人申请、部门负责人复核-主管副总经理审核、总经理核准、办理借用手续、证照借用完毕后，应在时限内归还证照保管人。第六条证照复印程序：借用人申请、部门负责人复核、主管副总经理核准、办理借用手续、归还。第七条如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。第八条如需使用原件，则须总经理核准。第九条证照复印件必须加盖“再复印无效章”。第十条证照保管人必须做出登记，认真填写证照使用登记表。三、公司保密制度总则第一条为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。第二条公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。第三条公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。第四条公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。第五条对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。保密范围和密级确定第六条公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：(1)公司重大决策中的秘密事项；(2)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策(3)公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；(4)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；(5)公司所掌握的尚未进人市场或尚未公开的各类信息；(6)公司职员人事档案工资性、劳务性收入及资料；(7)其他经公司确定应当保密的事项。一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。第七条公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害;机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害 > 秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。第八条公司秘级的确定(1)公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级(2)公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；(3)公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。第九条属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。保密措施第十条属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行;采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑负责人保密。第十一条对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：(1)非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄；(2)收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；(3)在设备完善的保险装置中保存。第十二条属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。第十三条在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。第十四条具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：(1)选择具备保密条件的会议场所；(2)根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；(3)依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；(4)确定会议内容是否传达及传达范围。第十五条不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。第十六条公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即做出处理。责任与处罚第十七条出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10元以上500元以下：(1)泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；(2)违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内容的；(3)已泄露公司秘密但采取补救措施的。第十八条出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失：(1)故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；(2)违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；(3)利用职权强制他人违反保密规定的。附则第十九条本制度规定的泄密是指下列行为之一：(1)使公司秘密被不应知悉者知悉的；(2)使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。四、网络使用管理制度宗旨第一条公司网络资源只能用于工作。个人由于一般业务学习、新闻、娱乐等而需用网络的必须在自己家中进行。为规范公司网络的管理，确保网络资源髙效安全地用于工作，特制定本制度。范围第二条本规定涉及的网络范围包括公司各办公地点的局域网，办公地点之间的广域连接、公司各片区和办事处广域网、移动网络接人、Internet出口以及网络上提供的各类服务如Internet电子邮件、代理服务、办公平台等。主管部门第三条管理工程部作为公司网络的规划、设计、建设和管理部门，有权对公司网络运行情况进行监管和控制。知识产权室有权对公司网络上的信息进行检査和备案，任何引人与发出的邮件，都有可能被备份审査。管理规定第四条任何人均不得在网络上从事与工作无关的事项，违反者将受到处罚。同时也不允许任何与工作无关的信息出现在网络上，否则要追査责任。第五条公司网络结构由管理工程部统一规划建设并负责管理维护，任何部门和个人不得私自更改网络结构，办公室如需安装集线器等必须事先与网络管理员取得联系。个人电脑及实验环境设备等所用IP地址必须按所在地点网络管理员指定的方式设置，不可擅自改动，擅自改动者将受到处分。第六条严禁任何人以任何手段，蓄意破坏公司网络的正常运行，或窃取公司网上的保护信息。第七条公司网上服务如DNS、DHCP、WINS等由管理工程部统一规划，任何部门和个人不得在网上揸自设置该类服务。第八条为确保广域网的正常运行，禁止通过各种方式，包括利用邮件、FTP、Win2000共享等在广域网中传送超大文件。第九条严禁任何部门和个人在网上私自设立BBS、NEWS、个人主页、WWW站点、FTP站点及各种文件服务器，严禁在公司网络上玩任何形式的网络游戏、浏览图片、欣赏音乐等各种与工作无关的内容。违反者将受到处分。第十条任何部门和个人应髙度重视保护公司的技术秘密和商业秘密，对于需要上网的各类保密信息必须保证有严密的授权控制。第十一条公司禁止任何个人私自订阅电子杂志，因工作需要订阅电子杂志，经审批后由图书馆集中订阅和管理。处罚规定第十二条对于蓄意破坏网络正常运行，蓄意窃取网上秘密信息的个人，作辞退处理，并依法追究法律责任。第十三条对于在公司网上散布淫秽的、破坏社会秩序的或政治性评论内容的个人，作辞退处理。情节严重者将移交司法机关处理。第十四条对于私自设立BBS、NEWS、个人主页、WWW站点、FTP站点等各种形式网络服务的责任人，或玩网络游戏的个人，第一次发现降薪一级，第二次发现将其降职，第三次作辞退处理。第十五条对各种工作用文件服务器的申请，需经系统主管审核，由管理工程部批准后方可设立，擅自申请者将处以降薪一级的处罚。第十六条对于在网上设立各种形式的网络游戏服务的责任人，处以降薪一级直至辞退的处理。第十七条对于由管理不善引起公司秘密泄露的责任人，处以罚款、降薪、降职等处理。第十八条对于私自更改网络结构，私自设置DNS、WINS等服务的责任人，处以罚款、降薪等处罚。第十九条任何员工发送与工作无关的电子邮件，将处以降薪、降职及至辞退的处理，有意接收与工作无关的邮件每次罚款100500元。第二十条任何员工在上、下班时间，通过公司网络査阅与工作无关的内容，一次降薪一级。因工作需要的通过图书馆的网络査阅。第二十一条对于其他任何利用网络资源从事与工作无关的行为，将对其处以罚款、降薪等处理。第二十二条任何部门未经许可不得在网上挂任何应用系统。附则第二十三条本制度自XXXX年X月X日起生效。从即日至XXXX年X月X日为整改时间。五、证明函管理规定第一条证明函的范围包括:介绍信，法定代表人证明书，授权委托书等。第二条公司证明函由总经办指定专人统一管理。第三条使用证明函必须填写证明函使用申请单，经部门经理核准后方可。第四条法定代表人证明书，授权