中小型公司文书档案管理

中小型公司文书档案管理l 文书管理制度l 收发文管理办法l 文书打字、复印管理办法l 档案管理制度l 声像档案管理制度l 档案借阅管理办法l 档案鉴定销毁制度l 档案统计制度一、文书管理制度目的第一条为使公司的公文处理建立科学、合理、规范的程序，使公文处理准确、及时，提髙公文处理的工作效率和公文的质量，特制定本办法。组织管理第二条公司各部门与外界来往文书的收发由行政管理部门统一办理。各分公司(工厂)所在地的总收发由其所属部门办理，行政部门负责文书的收受及发送。第二条管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印、档案管理等事宜。公文的种类第三条公司的通用公文种类有：(1)请示。向上级部门请求请示、批准的事项。(2)报告。向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。(3)决定。对公司重要事项或重大活动作出安排。(4)决议。经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。(5)批复。上级答复下级的请示事项。(6)通告。在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。(7)通知。传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要通知或共同执行的事项;发布规章、任免聘用事项。(8)通报。表彰先进，批评错误，传达重要情况。(9)函。对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。(10)会议纪要。记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。第四条公司的专用公文有:备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。第五条文书的类别(1)绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。(2)秘密。指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。(3)机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。(4)普通。指非机密文书。如果附有其他调査问卷之类的重要内容，则另当别论。(5)传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。文书制作要领第六条公文内容(1)发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。收文机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位需同时报送另一个上级部门的，用“抄报”;对同级或下级则用“抄送”(2)标题:对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。(3)正文:公文的主体部分。(4)发文机关:制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称。(5)公文日期:包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印制日期为准，重要公文以签发日期为准。(6)公文印章:加印在发文日期中间。(7)密级:保密文件注明密级。(8)附件:附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。第七条用纸格式(1)国内公文用纸用16开型（26<：111父18.411)，涉外公文用八4型（29.7<：11121. Ocm)。(2)图文区：国内用16开型（23.3cmX 14.9cm)，国际标准用A4型（27cmX17. 5cm)»第八条印装格式(1)公文均采用横书横排。(2)单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订。(3)装订可用线装、钉装、胶粘办法。第九条版面格式：首页采用文头。第十条公文行文原则(1)上行文原则Ø 逐级行文，即下一级行文给直接上级。Ø 多级同时行文，即下级向上级和更髙上级同时行文。Ø 越级行文，遇特殊、紧急情况，或对直接上级的检举、控告。(2)下行文原则Ø 逐级行文。Ø 多级同时行文。Ø 直贯到底行文。(3)平行文原则：相互没有隶属关系的部门之间可以行文。第十一条文书的署名(1)公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名与职务。(2)对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。第十二条文书的盖章(1)在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。(2)如果文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，并加盖具体执行者印章代替。但在这种情况下，文书存档前必须加盖署名者印章。(3)以部门或公司名义起草的文书，须在旁侧加盖有关责任者的印章。第十三条文书制作注意事项(1)文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。(2)起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，并加以证明，附上相关资料与文件。(3)必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。(4)对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件。修改者须署名。(5)可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提髙行文权威性和质量。(6)减少联合行文，避免联合签审过程中延误时间和扯皮。(7)行文分清主次，提髙行文针对性，减轻行文对象单位负担。(8)不轻易越级行文。文书制作流程第十四条对外行文操作流程。(1)拟稿Ø 由具体承办人员起草，并由部门负责人审核。Ø 对外发文一般以公司名义发文。在各分、子公司有必要发文时，在公司后加下属企业全称。Ø 发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。(2)核稿Ø 拟稿完毕后填写发文拟稿单，一并送各级领导审核。Ø 审核有问题时与有关当事人沟通，统一意见后进行修改。(3)签发:有关领导审核签发，明确签署意见、姓名、曰期。(4)编号：由行政部统一编排发文字号。(5)缮印、校对Ø 急件应先行处理。Ø 保密件应由专人打印。Ø 打印后的校样、废纸等应妥善处理。Ø 校对专人处理，以原稿为准，重要文件多人校对。Ø 打印、校对责任人签名。(6)在校对完毕无误、规范的文件上统一盖印。(7)填写登记簿。(8)封发Ø 发文工作由行政部门负责。Ø 査验无误后信件封口，填写准确，注明急件、密级。第十五条对内行文处理程序(1)对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。(2)特殊情况下各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。(3)对内行文由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。文书的发送一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行发送，必要时还需给文秘室回复或回执，调査报告不受本条规定限制。第十六条文书封面必须明确写淸发送或接收单位、单位地址以及收件人姓名，并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。第十七条公司内部文书原则上不封缄。第十八条各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上做好登记并填写。文书的处理第十九条普通文书的处理原则(1)由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。(2)如果遇到重要或异常事项，必须及时与上级主管取得联系，按上级指示办理。(3)各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。第二十条机密文书的处理原则(1)机密文书原则上由责任者或当事人自行处理。(2)指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄。(3)到达的指名或亲启文书，原则由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。文书的阅览原则第二十一条某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。第二十二条有必要在各部门传阅的文书，必须附“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”规定栏目填写，并最终交还文书主管。收文操作流程第二十三条签收切外来信件、电报、传真，统一由行政部门签收，填写登记在收件登记薄上。写明公司或行政部门收启，统一由行政部拆封处理。第二十四条写明各部门或个人收启的分送各处，如系公文，应主动送行政部登记处理。第二十五条分发(1)行政部根据公文性质、要求，填写公文阅办单。(2)分发去向。Ø 重要来文，由行政部长提出初步意见(拟办），再由公司领导批示(批办）。Ø 一般文件，直转有关职能部门处理（承办）。具体承办时务求实效，分淸主办、协办、复文与不复文。Ø 参阅性文件，直接组织传阅。Ø 范围不明的文件，送领导审阅。第二十六条催办分对内催办与对外催办，包括发函、派专人打电话等方式，要使用工作催办单，对来文做到事事有交代、件件有着落，防止漏办、延误。第二十七条结办文件传阅完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办。文书的整理与保存第二十八条全部完结的文书，在结办后3天内，交行政主管归存，按“完整、有序”原则对文件整理、检査，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存薄”上做好登记，归档保存。第二十九条公司个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。第三十条分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特别重要的文书，直接归主管保存;另一类是一般的文书，留存于各部门保管。文书的保存年限第三十一条永久保存文书包括:章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件;有关公司历史的文书;决算书和其他重要的文书。第三十二条保存10年文书包括:请求审批提案文书;人事任命文书;奖金工资与津贴有关文书;财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。第三十三条保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。第三十四条保存1年文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调査报告则由所在部门主管负责确定保存年限。注意事项第三十五条重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。第三十六条保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，填写销毁的理由和日期之后销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐件登记报公司领导批准销毁。第三十七条销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。第三十八条如果职务或部门划分发生变更或者作出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。第三十九条必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。附则第四十条本办法适用于公司本部及下属企业的公文管理。第四十一条本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。二、收发文管理办法第一条总则为提高公司行政事务管理效率，规范收发工作行为，特制定本办法。第二条收发管理体制本公司所有外来文书，均由行政部文秘室统一接收负责。公司指定专职或兼职人员负责收发工作。第三条文秘室按下列规定处理所收到的文书(1)把公司文书与私人文书区分开来。(2)由文秘室直接开启公司文书，并在文书的空白处加盖收发印章，注明收发日期。(3)对于送达各部门且不开启也能估计事项并不重要的文书，以及绝密文书、亲启文书，在封面上加盖文秘室收发印章，注明收发日期。内容简单、非机密文件不一定密封发出，可直接传阅或发送。第四条对于定期制发文件或使用频率较高的文件，为简化手续，可事先规定好行文格式和文例，并以此为准事先做好印刷准备。第五条除有特别规定外，发文通常应按如下规定注明发文部门：(1)办公室文件注明