中小型公司会议管理制度

中小型公司会议管理制度l 公司会议管理制度l 例会管理规定l 会议礼仪管理制度l 会议操作流程及服务规范l 会议纪律管理制度l 会议室管理制度l 会议室使用管理办法一、公司会议管理制度总则为改进作风，减少会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。会议分类及组织第一条公司会议归纳为四类：(1)公司级会议:主要包括公司领导会、公司员工大会、公司技术人员会以及各种代表大会。应分别报请公司董事会或总经理批准后，由负责人分别组织召开。(2)专业会议:系公司的工程、技术、业务综合会（如施工进程分析会、工程质量分析会、设计准备会、工程技术协调会、安全工作会等），由分管公司领导批准，主管业务部门负责组织。(3)部门工作会议:各部门召开的工作会(如部门办工会、业务会、部门员工会等）由各部门领导决定召开并负责组织。(4)班组(小组)会议：由各部门小组长或业务主管决定并主持召开。第二条上级或外单位在公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或公司级业务会(如洽谈会、座谈会等）一律由综合办受理安排，有关业务对口部门协作做好会务工作。会议安排第三条例会的安排：为避免会议过多或重复,公司正常性的会议一律纳人例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：(1)总经理办公会:研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作重大问题。(2)公司业务会:总结评价当月施工行政工作情况，安排布置下月工作任务。(3)业务主管以上干部大会(或员工大会）：总结上季(半年、全年)工作情况、部署本季(半年、新年)工作任务，表彰奖励先进集体、个人。(4)施工、运营活动分析会:汇报、分析公司计划执行情况和施工、运营成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提髙公司效益。(5)质量分析会:汇报、总结上月施工质量情况，讨论分析施工质量事故（问题）、研究决定质量改进措施。(6 )安全工作会(含治安、消防工作）：汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检査分析事故隐患，研究确定安全防范措施。(7)设计工作会(含设计准备会）：汇报、总结当月设计进程、科研、技术和日常设计准备工作计划完成情况，布置下月设计工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。(8)工程技术协调会:调度、平衡生产进度，研究解决各部门不能自行解决的重大问题。(9)部门业务会:检査、总结、布置工作。(10)部门办公会:检査、总结、布置工作。(11)班组会:检査、总结、布置工作。(12)部门班前会:对前一天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。第四条其他会议的安排。凡涉及多个部门负责人参加的各种会议，均须于会议召开前经部门或分管厂领导批准后，分别报综合办汇总，并由综合办统一安排，方可召开。第五条综合办应将公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并订印发放到公司领导和各部门及有关服务人员。第六条凡综合办已列人会计计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时,召集单位应提前报请综合办调整会议计划。未经综合办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。第七条对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，综合办有权拒绝安排。第八条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，综合办有权安排合并召开。第九条各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开(与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。会议的准备第十条所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作。二、例会管理制度目的第一条实现有效管理，促进公司上下的沟通与合作。第二条提高公司各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度。第三条集思广益，提出改进性及开展性的工作方案。第四条协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。会议分类第五条总经理办公会(1)会议组织:行政办公室。(2)会议主持人:公司总经理。总经理若因公出差无法主持时，则由副总经理或指定公司高级干部代行职权。(3)会议参加人:副总经理、总经理助理、各部门经理。(4)列席人员：视实际需要，可让其他有关人员出席。(5)会议内容：Ø 听取各部门主管对所属工作的汇报，对完成有困难的工作集体协商，并寻找解决办法。Ø 对工作中出现的问题及时跟踪改进，对工作中的失误找出原因并及时改正、总结。Ø 探讨公司经营活动的最佳方案，并对各阶段经营业绩及时总结，以达到整体经营目标的实现。Ø 对上期工作进行总结，并部署下期工作任务。(6)会议记录人:行政部秘书。(7)会议时间：时间为每月末5日内。第六条管理例会(1)会议主持人:各部门经理轮流主持。(2)会议参加人:各部门经理。(3)列席人员：视实际需要所邀请的其他人员。(4)会议内容：Ø 协调各部门工作进度,使各项经营活动按照预期目标有序进行。Ø 对涉及部门较多，对公司整体有较大影响的问题集体探讨。集思广益，寻求解决问题的方法。不能达成共识时，上报总经理办公会请总经理裁决。Ø 追踪并改进日常管理工作。(5)会议记录人:行政部秘书。(6)会议时间：时间为每周的周五下午或周一上午。第七条公司全体会(1)会议主持人:公司总经理或者总经理指定人员。(2)会议参加人:公司全体人员。(3)列席人员：视实际需要所邀请的公司外部人员。(4)会议内容：公司营运状况，日常工作进度以及将要采取的重大决策向全体员工宣布，促使上下信息的沟通。公布有关员工奖励或惩处措施，以求公开、公正、合理。(5)会议记录人:行政部秘书。(6)会议时间：时间为每月初5日内。第八条部门工作会(1)会议主持人:部门经理或部门经理指定人员。(2)会议参加人:部门所有人员。(3)列席人员：视实际需要所邀请的其他部门人员。(4)会议内容：Ø 协调部门内部工作开展，对工作中的问题及时发现、及时解决。Ø 所属工作有进展难度时，提出帮助请求，并集体讨论解决。Ø 明确部门工作在公司整体经营活动中的进展状况，及时总结工作的经验教训并制订下期工作计划。(5)会议记录:部门文职人员。(6)会议时间：时间由部长自行安排。每周至少两次。会议记录第九条总经理办公会会议记录应在一天内整理完毕，送交会议主持人核阅，核阅后应复印分发各出席人一份，传阅各出席人，并要求阅者签字为据。该份记录最后传回会议主持人，作为下一次会议的重要资料。第十条管理例会会议记录整理完毕后，分发至各出席人，每人一份。第十一条公司全体会会议记录由行政部秘书整理完毕，先请总经理签字确认，然后分发至各部门，以备査询。第十二条部门工作会议各与会人员均应记录会议要点，与本身工作相关内容应详记，以便对日后工作有指导意义。三、会议礼仪管理制度会议礼仪，是召开会议前、会议中、会议后及参会人应注意的事项，懂得会议礼仪对会议精神的执行有较大的促进作用。第一条会议座次排定一是环绕式。就是不设立主席台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，而听任与会者在入场后自由就座。这一安排座次的方式，与茶话会的主题最相符，也最流行。二是散座式。散座式排位，常见于在室外举行的茶话会。它的座椅、沙发、茶几四处自由地组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置。这样就容易创造出一种宽松、惬为中小公司量身定做的管理制度意的社交环境。三是圆桌式。圆桌式排位，指的是在会场上摆放圆桌，请与会者在周围自由就座。圆桌式排位一般分为两种形式：一是适合人数较少的，仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，而请全体与会者在周围就座；二是在会场上安放数张圆桌，请与会者自由组合。四是主席式。这种排位是指在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就座。第二条会议发言人的礼仪Ø 会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。Ø 正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。Ø 发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿。旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。Ø 自由发言则比较随意，应该要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短,观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。Ø 如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。第三条会议参加者的礼仪会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时人场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。第四条主持人的礼仪各种会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。(1)主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅，邋里邋遢。(2)走上主席台应步伐稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，欢快、热烈的会议步频应较慢。(3 )入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼等不雅动作。(1)主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。(2)主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。(3)主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒喧闲谈，会议开始前，可点头、微笑致意。 四、会议操作流程及服务规范会议操作流程第一条了解现有会议室情况，包括会议室名称、所在位置、摆放形式、容纳人数等。第二条了解会议室的名称、会议名称、使用时间、摆放形式、到会人数及其他特殊要求(重要客人、是否配水果、烟缸等）。第三条填写会议时使用通知单，并做好记录。第四条传达信息，向各岗位传达信息，并通知其做好准备工作。第五条会议室布置a)将会议室卫生打扫干净，并检査设施设备情况。(2)对会议室进行布置，并随时与会议负责人联系，征求对方的意见及临时要求，桌椅摆放、鲜花、花草植物、话筒、音响、横幅、投影等。(3)会议桌上的物品摆放。第六条检査(1)部门负责人对会议室进行全面检査。(2)请会议负责人检査，指出不符合要求处及时进行调整。(3)会议服务员应提前一小时到达会场，整理好自己的仪表仪容。(4)做好各项检査工作，包括会议室的卫生、设施设备状况、用具用品、花草、植物、茶杯、茶叶、香巾、开水、备用矿泉水、卫生间卫生等。(5)部门管理人员在会议开始前半小时再次对会议室进行检査，确保万无一失。会议服务规范第七条引客时为主要客人提供拉椅服务。第八条客人入座后，为客人上茶，按照先宾后主、先上级后下级的顺序上茶，必须使用托盘，并从客人右边上茶，先放杯垫，再放茶杯，杯把朝向客人的右边，上茶时要说“请”。第九条待会议开始后从主宾处顺时针上香巾，要求冬热夏凉，香巾篮摆在客人的右手侧。第十条会议要求每隔1015分钟续水一次，续水时应左手拿开水瓶，从客人右侧，微侧身用右手小指和无名指夹起杯盖，用拇指、食指、中指握住杯把，在客人身后加水，再轻轻地将茶杯放在桌上，盖上杯盖，杯把朝向客人的右边。注意续水时不要倒得太满(八分为宜）。如是矿泉水，要随时注意客人的饮用情况，及时更换。第十一条续水时应慢，以免开水溅到客人身上。第十二条会议进行过程中，细心观察会议室的动静，如发现客人有事