中小型公司办公用品管理制度
中小型公司办公用品管理制度l 办公室物资管理条例l 电话、传真管理规定l 公司钥匙管理规定l 印章管理办法l 电脑安全管理制度一、办公室物资管理条例总则第一条为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制定本规定，此规定的执行部门为办公室。物资分类第二条公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、个人保管物品、实物资产。低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等。管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等。个人保管物品:个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资，如手机、助动车等。实物资产:物资价格达300元以上，如空调、计算机、摄像机、照相机等。物资采购第三条公司物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购部门自行购买。申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门经理同意，办公室批准；300元以上（含300元)物品申购交部门经理同意，办公室批准，总经理批准。第四条物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：(1)定点:公司定点到大型超市进行物品采购。(2)定时:每月月初进行物品采购。(3)定量:动态调整，保证常备物资的库存合理性。(4)特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。物资领用管理第五条公司根据物资分类，进行不同的领用方式：低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用；管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用实物资产：由办公室设立实物资产管理台账，以准确记录固定资产的现状。公司物资借用第六条凡借用公司办公器材，须填写物资借用单，并由部门经理签字认可。第七条借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还。第八条借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。附则第九条新进人员到职时由管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，管理部不得为其办理离职手续。第十条办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。为规范各部门电话与传真的使用，保证业务的正常开展特制定本制度。二、 电话、传真管理规定需求申报第一条各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。第二条电话与传真的需求申报由部门经理填写办公用品需求申请表，根据表格规定的内容填写。第三条部门经理负责将填写完毕的办公用品需求申请表呈报中心总监，中心总监从中心的实际需求角度考虑并在办公用品需求申请表上进行批示。第四条部门经理负责将中心总监批示的表格送交人力资源部经理。第五条人力资源部经理对表格的内容进行初审后呈报总经理进行批示。第六条总经理同意采购由人力资源部经理指派行政专员负责询价、采购。使用管理第七条各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。第八条上班时间禁止利用公司电话进行私人聊天、炒股等非业务活动。第九条各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至“加锁”状态,钥匙由部门经理或其指定人员保管。部门经理出差要及时移交他人保管，但直接责任由部门经理承担。第十条员工因业务需打长途电话，需在“长途电话记录”上签字，并经部门经理或部门经理指定的电话人签字同意。第十一条员工因私需打长途电话应向部门经理或其指定人员说明，并在长途电话记录上签字，经部门经理或部门经理指定的人员签字同意。费用由员工本人承担，由人力资源部在其当月工资内扣除。第十二条员工所发传真应使用公司统一的封面与格式，内容应经部门经理审核无误后再传真，部门经理不在可以直接由中心总监进行审核。公司员工不能将未经审核的文件传真出去，否则，造成的后果完全由当事人本人承担。第十三条各部门应在每月25日将本部门的长途电话记录送交人力资源部。第十四条人力资源部负责将各部门的长途电话记录备案，并根据卑录内容，计算员工应当扣减的话费。维修与报停第十五条各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责。第十六条电话或传真出现故障部门经理或其指定人员应马上通知人力资源部，由人力资源部安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人与该部门经理共同承担责任。第十七条各部门长途电话或传真需要报停时，应由部门经理或其指定人员提前3天通知人力资源部经理，由人力资源部指定行政专员处理。第十八条本制度由人力资源部负责解释，总经理批准即日颁行。三、公司钥匙管理规定第一条为管理办公场所物品的整洁及安全，特制定本管理规定。第二条总公司钥匙由行政部或办公室统筹管理、复制，部门钥匙由部门负责人管理。第三条总公司大门钥匙分配四把，各部门大门钥匙分配两把。第四条如因公需使用钥匙，得向保管人说明使用目的，用毕后应立即归还。第五条部门负责人负责管理钥匙的使用，不得任意复制或允许同仁借予他人使用，否则负连带赔偿责任。第六条钥匙保管人应遵守下列规定，否则所受损失由保管人负担责任，并视情节轻重论处或依法査办。(1)离职时应将钥匙缴交行政部或办公室负责人。(2)钥匙遗失时，应立即向管理部门报备。(3)非经管理部门同意不得复制：(4)不能任意借予外人使用。第七条办公场所的桌、抽屉等钥匙应由行政部或办公室、部门由部门负责人统一保管一套，并依类保管，以备急需。第八条本规定自颁布之日起实施。四、印章管理办法总则第一条印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具。印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，特制定本办法。印章的雕刻第二条印章雕刻的申请、审核和批准：由需刻印部门负责人据工作需要提出雕刻印章的申请，经总经理批准方可雕刻。第三条印章雕刻:经过批准后的雕刻申请，统一由采购部办理。印章的领取和保管第四条公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。第五条印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。第六条公司建立印章管理表，专人领取和归还印章情况在表上予以记录。第七条印章持有情况纳人员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。印章的使用第八条公司各级人员每次使用印章须按要求填写印章使用单，将其与所需印的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核。第九条经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。通过审批后的销售订单递至财务盖章，无特殊情况一般规定五分钟内给予落实。第十条印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。第十一条在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。第十二条公司总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。第十三条涉及法律等重要事项须使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字。第十四条财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。第十五条用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存，定期进行整理后交财务部归档。第十六条印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章借用申请单，注明事项，经公司总经理批准后方可携带使用。第十七条公章的使用决定权归公司总经理，其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。印章的作废和销毁第十八条印章的作废包括不适用作废、磨损作废、遗失作废等。第十九条经确认作废的印章由使用部门提出销毁申请，填写印章销毁申请，公司总经理批准后方能销毁。责任第二十条印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时报告。第二十一条任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。第二十二条违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。附则第二十三条本办法解释权归公司总经理。五、电脑安全管理制度本制度涉及的电脑设备，包括公司所属的所有电脑设备。病毒防护第一条装有软驱的微机一律不得入网。第二条对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不得向计算机网络拷入软件或文档。第三条对于尚未联网的计箅机，其软件的安装由电脑室负责。第四条任何微机需安装软件时，由相关专业负责人提出书面报告，经经理同意后，由电脑室负责安装。第五条所有微机不得安装游戏软件。第六条数据的备份由相关专业负责人管理，备份用的软盘由专业负责人提供。第七条软盘在使用前，必须确保无病毒。第八条使用人在离开前应退出系统并关机。第九条任何人未经保管人同意，不得使用他人的电脑。第十条由电脑室指定专人负责电脑部管辖范围内所有微机的病毒检测和清理工作。第十一条由电脑室起草防病毒作业计划(含检测周期、时间、方式、工具及责任人），报电脑经理批准后实施。第十二条由各专业负责人和电脑室的专人，根据上述作业计划按时（每周最少一次)进行检测工作，并填写检测记录。第十三条由电脑经理负责对防病毒措施的落实情况进行监督。硬件保护及保养第十四条除电脑室负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸所使用的微机或相关的电脑设备。第十五条硬件维护人员在拆卸微机时，必须采取必要的防静电措施。第十六条硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。第十七条各专业负责人要认真落实所辖微机及配套设备的使用和保养责任。第十八条各专业负责人要采取必要措施，确保所用的微机及外设始终处于整洁和良好的状态。第十九条所有带锁的微机，在使用完毕或离去前必须上锁。第二十条对于关键的电脑设备应配备必要的断电继电保护电源。第二十一条各单位所辖微机的使用、清洗和保养工作，由相应专业负责人负责。第二十二条各专业负责人必须经常检査所辖微机及外设的状况，及时发现和解决问题。
