物资采购合同管理实施细则
物资采购合同管理实施细则第一章 总则第一条 为加强*（以下简称公司）物资采购合同管理工作，规范物资采购合同管理行为，保证依法签订、履行、变更和解除合同，防范法律风险，避免经济纠纷，维护公司的合法权益，根据中华人民共和国合同法及*等相关规定制定本细则。第二条 本细则适用于以公司名义签订的物资采购合同管理。第三条 本细则所称合同是指物资采购合同，包括备件/材料采购订单、设备购买合同、框架（长期）协议、寄售协议。第四条 本细则所称合同管理包括合同准备、合同审核、合同审批、合同签署、合同履行、合同变更、合同解除、合同量统计、合同存档等全过程管理。第二章 合同管理机构及其职责第五条 物供中心采购部门负责物资采购合同文本的起草及准备工作。第六条 物供中心合同部负责接收登记采购部提交的合同文本，完成合同审核、合同审批、合同签署、合同履行、合同量统计、合同档案管理工作。第七条 公司法律事务部是公司物资采购合同文本的审查部门，对物资采购合同的合法性、严密性和可行性进行审查，负责合同合规风险、法律风险的识别控制，对日常的非标准采购合同文本进行审核。第三章 合同准备第八条 物供中心采购部门根据已批准的采购结果起草合同文本。第九条 起草合同文本依据资料有：采购申请、已批准的采购方式、招标文件（或询价审批单）、投标文件（或报价书）、评标报告（或谈判报告）、采购结果批准及其它采购合同依据和特殊商品在销售时提供的相关证件。第十条 合同文本应包括商务与技术文件，内容一般应包括且明确约定：（一）当事人的名称和住址：（二）标的物；（三）品牌；（四）项数；（五）数量；（六）价款：（七）履行期限、地点和方式；（八）违约责任；（九）解决争议的方法；（十）适用法律等。第四章 合同的审批签署第十一条 物供中心合同部接收采购部门提交的合同文本统一编号、记录。第十二条 属于非标准采购合同文本：如单独起草的有特殊条款的合同，由合同部负责送交公司法律事务部审核。第十三条 属于标准采购合同：如备件/材料采购订单由物供中心合同部审核，中心主任在关键页小签。程序如下：1、采购员草拟合同文本，并在采购合同审批单上签字；2、采购员将合同交采购主管签字确认，统一交合同管理部；3、合同管理部统一编号、登记，分发到各合同管理员；4、合同管理员进行初审，并在采购合同审批单上签字；5、合同主管进行复审，并在采购合同审批单上签字交副主任审核后在采购合同审批单和合同关键页上签字；6、加盖物合同审核章，按额度分级报领导进行合同审批签署。第十四条 领导按额度分级审批签署的金额如下：（1）物供中心副主任：10万元人民币或1.5万美元以下；（2）物供中心主任： 50万元人民币或7.5万美元以下；（3）公司分管物供领导：50万元人民币或7.5万美元以上；（4）特别项目或500万元人民币（100万美元）的采购项目需经公司总经理批准或由总经理授权代表标准。第十五条 各类合同都必须以书面形式签署；合同的签署时间应为签署合同的真实时间。第十六条 签署合同时应检查签约人员的资格。直接签署合同的人员必须为本单位法定代表人或授权代理人/被授权人。法定代表人直接签署合同时，应出示加盖公章的营业执照复印件和法定代表人身份证明书。授权代理人/被授权人签订合同时，必须出示加盖公章的营业执照复印件和授权明确的授权委托书。第十七条 签署完成的合同文本由合同部统一加盖平朔煤业有限责任公司合同专用章或平朔煤业管控单位的合同专用章，合同生效。第五章 合同的履行、变更及解除第十八条 一般情况下，正式合同文本四份（特殊情况：外币合同、大型设备合同适当增加合同份数），由物供中心合同管理员分发，一份分发给采购员，转供货商作为供货依据，并负责催货工作；两份分发给合同执行员，作为下达入库通知单和付款依据；一份连同所有物资采购资料存档。第十九条 采购员、合同执行员接到生效的合同后，按合同的形式及相应的工作程序执行合同。备件/材料采购订单：到货后合同执行员下达入库通知单，相关仓库按照入库通知单办理收货、验收入库手续，进行系统输入，出具验收报告（100万元以上由物供中心主任审批），合同执行员汇总付款手续验收报告、合同1份、发票（国际采购的外币合同还需准备提单、箱单和报关单），填写支票申请单，经物供中心主任批准后，送相关财务部门付款。设备购货合同：设备到货后，海运协调员下达入库通知单，组织设备管理中心和使用单位验收（工程建设项目由工程建设单位参与验收），物供中心出具验收报告，合同执行员汇总付款手续，填写支票申请单，经物供中心主任批准后，送相关财务部门付款。框架（长期）协议：物供中心采购部门接到采购申请后，可以填写“订货通知单”履行审批手续后直接通知供货商备货、送货。之后办理合同、验货、付款手续。寄售协议：根据结算单起草合同文本签署付款合同，合同执行员汇总付款手续，填写支票申请单，经物供中心主任批准后，送相关财务部门付款。第二十条 合同的变更、转让或解除的条件： （一）合同在履行过程中，法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件出现时，可以变更或解除合同。（二）需要变更、解除合同，应在法律规定或合同约定的条件下，在合理期限内与双方当事人进行协商，书面通知限期答复。第二十一条 合同的变更、转让或解除的程序：（一）采购员准备变更或解除物资采购合同的所有附件，包括原采购合同及签订原采购合同的所有附带资料；（二）注明变更或解除原采购合同的理由，并草拟变更后的采购合同文本。（二）变更、解除合同的审批权限和程序与原合同的审批权限和程序相同，重新履行程序。第二十二条 合同的变更、转让或解除应注意以下事项：（一）主体变更，应征得合同各方书面同意。（二）有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章。（三）经上级主管机关或相关机关批准登记的合同变更、解除，应报原批准机关或更新登记。（四）变更、解除合同的协议在尚未达成或批准之前，原合同继续有效，仍应履行。第六章 合同的统计和档案管理第二十三条 物供中心合同部负责物资采购合同的月度、年度合同量统计，经中心副主任、主任签字后报相关部门和领导。第二十四条 物供中心合同部合同管理员将已签订的物资采购合同录入合同量统计的相关信息后，逐份合同与档案管理员进行交接，内容是文本合同原件1份及签订该合同的所有附件（包括采购申请、已批准的采购方式、招标文件（或询价审批单）、投标文件（或报价书）、评标报告（或谈判报告）、采购结果批准及其它采购合同依据和特殊商品在销售时提供的相关证件）。第二十五条 档案室根据合同编号，有序存放，未经批准不能随便翻阅，确实需要查阅时，严格按程序办理，记录借档、查阅信息。第二十六条 合同部应建立完善的合同文件档案管理办法。第七章 合同纠纷的解决第二十七条 提请处理合同纠纷的程序（一）合同在履行过程中如发生纠纷，合同在纠纷发生后双方协商及达成一致意见或对方未按调解协议执行的，由采购部门整理有关资料的书面形式及补充法律事务提出法律意见。（二）公司法律事务部收到合同纠纷情况资料后，根据情况在七日内提出处理建议，由采购部门在法律部门的协助下妥善解决。（三）协商不成的，需要提起仲裁或诉讼的，按公司法律纠纷管理相关规定办理。第八章 合同用章管理第二十八条 所有的物资采购合同，经法定代表人或委托代理人签字或盖章，并加盖*合同专用章或*管控单位的合同专用章。第二十九条 合同专用章应由专人保管。第三十条 原则上不得携带合同专用章外出签订合同，特殊情况下应由物供中心主任批准。使用完毕后要向合同专用章保管人员归还印章，并对印章使用情况如实登记记录。第三十一条 合同专用章若有遗失，应及时登报声明作废。第九章 附则第三十二条 本细则解释权归*第三十三条 本细则自发布之日起施行。
