公司收发行文管理制度1
天明大地收发、行文管理制度一 总则1 为使公司文件管理制度化、规范化，增进文件处理的品质及效率，制定本制度。2 适用公司各部门。3 收文 n 本公司与外界往来的文件，由行政部统一登记、收文。n 内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。4 发文n 以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司行政部审核格式、加文号后，交公司总经理签发。n 公司内部部门间工作沟通或向上级领导请示汇报工作，以工作联系单为主，不作正式文件管理。5 分文n 外来文件由行政部登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。n 内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。6 会签n 需多部门或多人会签处理的文件应附上"文件会签表"。n 各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。n 文件收文后，再依"文件会签表"内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送行政部。n 各部门收到急件时，当天批复并退回；一般文件的，应在3天内答复并退回文件，最迟不能超过一周。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。7 文件催办 加强文件检查催办工作。各部门应指定专人对有领导批示的公文及本部门发出的文件进行督促、催办，以防积压或漏办。领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交专人归档。二 分则8 文件种类n 公文l 决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下属部门不适当的决定事项。l 重要事项通知：适用于：转发上级单位公文；发布规章；任免和聘用干部；公布需要周告的其他重要事项。l 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。l 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况。l 请示：适用于向上级单位请求指示、批准。l 事务性通知：公布需要周知的或需要共同执行的事务性工作。l 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议决定事项如涉及机构设置、人员编制、人员任免及其他政策性强、涉及面广的重大事项，应以其他文种专项行文。l 规章制度：指以公司名义发布的各类规章制度。9 公文处理n 使用公司专用红头公文纸；n 公文一般由行政部拟稿，公司总经理签发；n 各部门不能以自身名义发公文，需要以公司名义发布的，可由各部门自行拟稿，行政部审核格式、加文号后，交公司总经理签发；n 公文的发文字号包括发文单位代字、年份、序号。格式为：天明大地公字AB号。其中：A为年份，四位数表示，如“2015”；B为序号，序号为阿拉伯数字，一年一序，序号不编虚位（即1不编为001）。n 公文的行文用字规范：l 结构层次序数为四级：“一”、“1”、“”、“ ”、l 公司红头文件文头字体：小一号黑体、加粗、红色、居中、字符间距为1磅 。l 发文字号的字体：四号宋体、黑色l 公文主标题的字体：三号黑体字、加粗、黑色、居中l 公文四级标题字体:均为宋体四号，一级标题字体要加粗。l 主送机关的字体：四号宋体、黑色l 正文的字体：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、固定值18磅。l 附件的字体：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、固定值18磅。l 作者的字体：四号宋体、黑色、右对齐l 日期的字体：四号宋体、黑色、右对齐，“零”可写为“” l 主题词的字体：三号黑体、黑色、加粗 l 抄送机关的字体：四号宋体、黑色 l 印发说明的字体：四号宋体、黑色 印章上不压正文，下压日期l 所有红头文件在发布之后将原件交由行政部并进行统一编号保10 发文办理（事务性通知）n 事务性通知一般由公司名义发，属于部门内部事务的也可以由部门名义发。n 以公司名义发布的事务性通知由行政部统一编制发文字号，格式为：天明大地字AB号。其中：A为年份，四位数表示，如“2015”；B为序号，序号为阿拉伯数字，一年一序，序号不编虚位（即1不编为001）。n 以部门名义发布的事务性通知如需编号的，由各部门自行编制，通知数量不多的也可不编。n 事务性通知的行文用字规范：l 结构层次序数为：“一”、“1”、“”、“ ”、l 字体：主标题三号黑体字、加粗、黑色、居中；四级小标题、正文、落款为宋体四号；一级小标题须加粗。l 格式：页 边 距：上下左右均为2.5厘米内 容：均为段前后0.5行，固定值18磅页面范围：对称页边距板 式：页眉：1.5厘米；页脚：1.75厘米页 眉：公司LOGO，字体为楷体五号倾斜页 脚：题目内容+页码+出稿日主标题居中；行间距为固定值18磅；段首缩进两格。11 发文办理（会议纪要）n 公司周、月例会需作会议纪要，其他会议视重要性程度由会议发起部门自行决定是否需要作会议纪要， 需要的由发起部门安排专人记录并存档。n 部门会议是否需要作会议纪要由各部门自行决定，需要的，由各部门自行安排记录。n 以公司名义对外发布的会议纪要由行政部统一编制发文字号，格式为：天明大地字AB号。其中：A为年份，四位数表示，如“2015”；B为序号，序号为阿拉伯数字，一年一序，序号不编虚位（即1不编为001）。公司内部传阅的会议纪要则不需要用红头文格式发文。n 会议纪要的行文用字规范：l 结构层次序数为：“一”、“1”、“”、“ ”。l 字体：主标题三号黑体字、加粗、黑色、居中；四级小标题、正文、落款为宋体四号；一级小标题须加粗。l 格式：页 边 距：上下左右均为2.5厘米内 容：均为段前后0.5行，固定值18磅页面范围：对称页边距板 式：页眉：1.5厘米；页脚：1.75厘米页 眉：公司LOGO，字体为楷体五号倾斜页 脚：题目内容+页码+出稿日12 规章制度n 规章制度须以公司名义发布，一般由行政部主持规章制度的发布、修订工作。n 各部门需以公司名义发布规章制度的，可自行草拟，经行政部审核、总经理审批后统一发布。n 规章制度的行文用字规范：l 结构层次序数为：“一”、“1”、“”、“ ”。l 字体：主标题三号黑体字、加粗、黑色、居中；四级小标题、正文、落款为宋体四号；一级小标题须加粗。l 格式：页 边 距：上下左右均为2.5厘米内 容：均为段前后0.5行，固定值18磅页面范围：对称页边距板 式：页眉：1.5厘米；页脚：1.75厘米页 眉：公司LOGO，字体为楷体五号倾斜页 脚：题目内容+页码+出稿日13 发文方式公司发布的各类文件，包括公文、事务性通知、会议纪要、规章制度在内，需要公布周知的，在公司本部张贴公示； 三 附则本制度由行政部负责解释，自发布之日起执行。 2015年 月 日附件附件1：公司红头文件模板附件2：公司对外发布会议纪要（专用模板）附件3：公司收发文登记表附件4：工作联系单附件5：文件会签表附件1：有限公司文件红头字体为加粗黑体小一 2015 1号 签发人：公文字号、签发人宋体四号关于下发 的通 知主标题黑体加粗三号公司全体员工：正文宋体四号 二一五年X月X日主题词：主题词加粗宋体三号 关键字 关键字发：公司全体人员 抄送： 2015年*月*日印发并存档宋体四号附件2：有限公司会议纪要红头字体为加粗黑体小一 字2015 1号 签发人：公文字号、签发人宋体四号×××××××主标题黑体加粗三号时间： 年 月 日地点： ×××××××出席人员：×××，××× ，×××，×××。议题：××××××主持人： ×××记录人： ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××正文宋体四号一 ××××××一级标题加粗宋体四号1 二级三级四级标题不加粗宋体四号 ××××××××××××××××××××××××××2 ×××××××××××××××××××××××××××× ×××××××××××二、×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× 2015年 月 日主题词加粗宋体三号： 关键字 关键字发：公司全体人员 抄送：有限公司 2015年*月*日印发并存档宋体四号管理制度 第9页，共9页 2015
