2020年高校图书资产管理保障探析论文

高校图书资产管理保障探析论文 一、高校图书资产管理机制保障 目前高校图书资产分布广泛需要在管理机制上进行科学设置达到管理有序确保图书资产不遗失实现高校图书资产共享更好发挥其价值一般来说高校图书资产管理管理机制涵盖管理体系、管理责任以及管理方案等方面内容 （一）完善管理体系 针对高校图书资产的涵盖范围主要包含图书馆图书资产、院系资料室图书资产以及由科研经费购置的散落于科研人员个人手中的零星图书资产当前部分高校以“总馆分馆”模式实现了图书馆与院系资料室之间的整合但不少高校仍然是相对独立图书馆与院系资料室之间缺乏有效合作不利于高校图书资产的共建共享而且存在资源的重复购置同时对于由科研经费购置的散落于科研人员个人手中的零星图书资产目前缺乏有效的监管处于监管失控状态为此为了对高校图书资产进行整体性的管理确保高校图书资产的保值增值和资源共享应当加快构建高校图书资产管理体系使得三部分图书资产得到科学管理做到应管尽管同时明确管理主体具体来说可以考虑从三方面构建高校图书资产管理体系：一是设立学校层面由主管校长负责的高校图书资产管理委员会负责统一协调全校图书资产管理；二是设立具体的图书资产管理管理主体统一负责全校图书资产管理可以由校图书馆负责也可以由校国有资产管理部门负责；三是进行合理分工将各类图书纳入管理范围由不同主体进行科学管理一般来说图书馆图书资产由图书馆负责监管院系资料室及院系教师科研经费支出购置图书资产由院系资料室负责监管 （二）明确管理责任 高校图书馆资产范围广类型多高校不仅需要制定科学的管理机制而且需要对各管理主体进行责任明确确保管理机制有效运转为此我们必须针对高校图书资产管理体系中的各具体管理主体制定具有可操作性的管理方案对各管理主体的管理责任进行制度化确定确保责任明确保障高校图书馆资产的科学化管理充分发挥图书资产的效用学校图书资产管理委员会一般由学校主管（副）校长担任主任委员图书馆负责人、国资委负责人（或财务处负责人或设备处负责人）担任副主任委员各院系及相关部处负责人担任委员为了有效运转该委员会应当指定学校图书馆或国资委等单位作为挂靠单位同时在挂靠单位设立办公室负责学校图书资产管理委员会的日常工作一般来说该委员会主要负责制定全校性的图书资产管理原则、年度图书资产采购计划、重大图书资产采购论证、大批量图书资产采购招标、院系资料室图书采购计划的审批、各系统图书资产的剔旧审批、学校各系统图书资产的共享机制等大学图书馆图书资产是高校图书资产的主体部分一般由校图书馆按照国有资产管理要求全权负责其图书采购与管理并通过制定严格的采购制度和管理制度建立约束机制；相对独立的院系资料室图书由大学图书馆联合校国资管理机构进行业务指导院系资料室负责日常管理；纳入学校图书馆管理系统的院系资料室由大学图书馆按照“总馆分馆”模式进行管理；院系师生通过课题经费购置的零星图书由院系资料室按照学校图书资产管理委员会确立的采购规程与原则进行指导和管理可考虑纳入院系资料室馆藏由在校在职师生个人保存或资料室保存 （三）制定管理方案 无论是何种管理体制也无论涉及多少管理主体均需要制定符合学校图书资产现状和国有资产管理原则且具有可操作性的图书资产管理方案该管理方案一般应有校图书资产管理委员会等全校性图书资产管理机构负责牵头规划制定主体内容由校图书馆负责制定涵盖图书采购程序、图书管理制度、图书馆岗位职责等的管理方案确保图书馆的有效运转和图书资产的采购、管理等加强图书馆图书资产的管理、核算和监督有效防止图书馆图书资产的流失 二、高校图书资产管理制度保障 作为国有资产重要组成部分的高校图书资产管理应该严格遵守相关法律规章通过制定科学有效的管理制度使得高校图书资产管理制度化、规范化、科学化确保高校图书资产的采购、保管、利用、剔旧等图书资产管理活动有章可循有法可依遗憾的是国内“至今没有一套完整的高等院校图书资产的管理法规使得高校图书资产管理无章可循无法可依管理模式和管理制度还滞后于图书资产的质量、数量和结构的变化”各种账实不符、家底不清、有账无物、有物无账等混乱现象较为普遍难以进行实际评估不能充分地体现图书资产的价值迫切需要通过构建高校图书资产制度化管理体系确保高校图书资产管理规范、图书产权明晰、资源配置合理 （一）加强图书馆制度建设确保图书馆图书资产管理制度化 图书馆图书资产是高校图书资产的重中之重确保图书馆图书资产的规范管理是实现全校图书资产规范管理的前提为此必须强化图书馆制度建设从图书资产管理制度化管理视角健全图书馆规章制度减少图书馆图书资产从采访、编目到流通这一交接环节中的流失全面实行统一采购、统一编目、统一加工、统一借阅制度,规范验收程序按照国有资产核算制度原则将馆藏图书固定资产完整地纳入国有资产制度化管理轨道同时切实加强馆藏图书借阅制度化管理确保图书馆图书采购、验收、典藏、借阅、剔旧、报废等图书全程管理规范化、制度化进一步完善与健全高校图书馆固定资产管理的规章制度使设备购置、验收入账、使用、处置、报废等方面有章可循有规可查违章可究不断完善图书馆图书资产管理体制建立科学的图书馆图书资产管理运行机制合理配置图书馆馆藏图书资源保证图书资料资源的连续性、完整性、完好性、共享性 （二）强化对各种不同渠道获得的图书资产建立相应的管理制度 目前对高校学科建设经费、科研项目经费以及相关专项经费中购置的大量图书资产的管理在高校图书资产管理过程中往往容易被忽视重视不够容易导致这部分图书资产管理的混乱和造成国有资产的流失也不利于图书资源的共建共享特别是部分用科研经费采购的图书过去往往长期放在少数科研人员手里,易造成丢失应制订一个统一的管理制度,指定专人管理,及时登记,及时处理,既保证科研人员能及时利用又保证资料不流失为此笔者认为高校国有资产管理部门应当在加强图书馆图书资产制度化管理的同时协同学校设备处、财务处、科研处、学科办等部处制定严格规范、科学有效的高校学科建设经费、科研项目经费等项目经费中购买的图书资产管理制度考虑到制度的可操作性部分高校规定由本校图书馆负责统一协调、管理这一部分图书资产的管理职能明确其职责和权利将全校各类经费所购置的文献统一纳入图书馆的管理系统中并针对不同的情况分门别类地进行对待和处理如南京农业大学图书馆对所有各类经费所购置的图书一律纳入计算机管理系统中；建立了相应的馆藏地,制定了对其馆藏地不设借阅数量和借阅期限限制的流通规则；但当借阅者离校和退休时则必须归还其所借阅的图书这样既保证了全校范围内图书资产不会流失也方便了图书馆对资产的管理取得了较好的效果 三、高校图书资产管理技术保障 当前信息网络技术发展迅速各高校图书馆也在信息化的推动下大力推进数字图书馆建设图书资产的入馆后管理成果纳入图书管理信息系统实现了信息化、自动化、网络化管理基本实现了图书馆资产的数字化管理使得图书采购进馆后图书的编目、典藏、借阅、剔旧等在线处理使得图书资产的变动能够在图书管理系统中得到及时、有效的揭示通过技术手段实现高校图书资产的科学管理是未来高校图书资产管理的必经之路 （一）强化技术意识掌握图书管理系统平台的应用现状 高校图书资产管理部门必须要树立技术意识对业界当前技术管理动态具有高度的敏感性揭示了解国内外高校图书资产信息化管理的最新状况和发展趋势由于高校图书资产范围广不仅仅包含高校图书馆图书资产而且涉及各类课题经费支付获取的图书资产且分布比较分散散落于各院系资料室（或分馆）以及师生个人手中按照传统管理手段难以有效揭示现有图书资产的分布现状更不利于高校图书资产的共享为此为适应当前信息网络社会的深入发展以及图书馆网络化、自动化管理的趋势高校图书资产的管理应该主动顺应信息发展趋势自觉树立技术自觉及时掌握高校图书管理系统平台的应用现状结合本校图书资产管理的现状和图书资产的分布状况通过与学校科研部门、信息服务部门、财务管理部门、国有资产管理部门以及校图书馆、各院系等多部门密切协作规划出台符合各学校自身发展现状的具有可操作性的图书资产技术管理方案明确责任主体及其具体责任确保全校在图书资产技术管理问题上统一认识与协作推进 （二）整合技术平台实现全校图书资产的统一揭示和管理 随着我国现代化技术的不断提高和普及各高校也在不断运用信息化技术手段提高各部门的管理质量纵观当前高校图书资产的管理现状各高校图书馆基本上均实现了图书资产的信息化管理有的高校利用国内相关图书信息系统管理平台如汇文图书管理信息系统、金蝶图书管理信息系统有的高校利用国际上应用较为广泛的图书信息系统管理平台如Horizon管理信息系统、Aleph管理信息系统等基本实现了图书的编目、查询及读者信息的管理以及图书的采购、编目、下架、遗失等图书管理环节的在线化和智能化有效提高了图书馆图书管理水平为了实现当前高校图书资产的集中统一管理可以考虑以图书馆图书管理信息系统为基础管理平台充分挖掘图书馆图书管理平台的功能在确保图书馆图书资产科学管理的基础上将大学院系资料室图书资产、散存于师生手中的图书资产等统一纳入管理系统在科学规划的基础上实现这类图书资产的在线揭示在条件允许的情况下实行统一管理并开放利用提高高校图书资产的整体效益（本文来自于办公室业务杂志办公室业务杂志简介详见.） 四、总结 无论是高校图书资产的机制保障、制度保障还是高校图书资产的技术保障这均需要学校层面对此进行认真调研、广泛征求意见通过系列保障机制的规划与实践根据高校资产管理工作实际构建完整的高校资产档案管理体系和质量保障体系确保高校图书资产的科学、规范管理做到既符合国有资产管理法规精神又使得管理方案具有可操作性便于师生对图书资源的利用,充分发挥图书资产的社会效益