证件管理办法

1、1湖南大胜集团有限公司湖南大胜集团有限公司 各类证照管理办法各类证照管理办法第一章第一章 总则总则一 、为加强公司证照的管理，确保证照在企业经营管理活动中安全、有效、合法的使用，使公司证件管理更加规范化、制度化、完善化，特制定本办法。二 、行政部为公司证照管理的职能部门，负责统筹管理、监督检查及协助各部门、分公司（办事处）证照的管理工作。第二章第二章 证照种类证照种类三、证照种类包括证明企业合法经营的有效证照和各类专业证照两类：（一）证明企业合法经营的有效证件是指公司企业法人营业执照、资质证书、安全生产许可证、组织机构代码证、税务登记证、社保登记证以及质量、环境、职业健康安全体系认证证书等相关证件。（二）各类专业证照是指经公司统一组织办理的个人专业类证件及聘用的各类专业人员的证照：分别包括建造师证、造价师证、职称证、九大员证、ABC 三类人员以及其它证件。第三章第三章 证照的办理证照的办理四、办理部门（一）营业执照、组织机构代码证、资质证书、安全生产许可证及质量、环境、职业健康安全体系认证证书等相关证件及各类专业人员证照的申报、注册登记、变更、年检、注销以及保管、登记、备案工作，由公司

2、行政部负责统筹办理。2（二）国税登记证、地税登记证、银行开户许可证、社保登记证的申报、登记、变更、年检、注销以及保管、登记、备案工作，由公司计划财务部负责统筹办理。（三）分公司（办事处）各类证照的申报、注册登记、变更、年检、注销以及保管、登记、备案工作，由分公司相关负责人负责统筹办理，总公司行政部负责协助配合。以上部门所有证照办理完毕后，办理人员必须将证照原件交公司行政部备案并留存电子版和复印件后，再按规定从行政部办理证照领用及保管手续。以上部门需建立证照的动态管理台帐，定期盘点确保证账相符。以上部门需及时办理证照的换证、变更、延期等手续，确保证件的有效性。五、证照除正常的年审和换证外，凡涉及到变更和注销的，必须报公司董事会批准后方可办理。六、证照的办理需在第一时间或规定的时间内完成，如因超过规定期限未办理导致证件过期或对外需承担违约责任的，对责任人和部门负责人各处以 1000 元/次罚款并予以通报批评，造成其它损失的，所有损失全部由责任人及部门负责人共同承担。七、所有证照办理完毕后，行政部必须将更新的复印件及扫描件备案存档进行资源共享，并及时通知相关部门将证件进行更新。八、公司设立的

3、分公司（办事处）在所属地换发的所有证件需复印和扫描后，由分公司（办事处）负责人在复印件上签字并加盖分公司（办事处）印章后，及时将复印件与扫描件报总公司行政部，以备核查。九、如发现伪造总公司和分公司（办事处）证照时，应立即向总公司行政部汇报，由总公司追究当事人的法律责任。3第四章第四章 证照归档与借用、借调、押证管理证照归档与借用、借调、押证管理十、证照管理责任人（以下简称“证件管理员” ）及职责：公司企业法人营业执照、组织机构代码证、国税登记证、地税登记证以及质量、环境、职业健康安全体系认证证书等相关证件由行政部行政文员专职管理；资质证书、安全生产许可证、公司统一组织办理的个人专业类证件及聘用的各类专业人员的证照，包括建造师证、造价师证、职称证、九大员证、ABC 三类人员以及其它证件，由行政部资质文员专职管理；银行开户许可证、社保登记证由财务部会计专职管理。以上责任人必须按照证照的类别分类编号入册、归档，所有证照需进行扫描并将扫描件存档，专业人员资格证件需将姓名、证件类别、证件编号、发证日期、联系电话及证件所有人的身份证号码及身份证、照片扫描件建立详细的电子档案。十一、凡公司在职管理人

4、员因经营投标报名、资质增项升级、证照年检等工作需要使用各类证照及专业人员资格证件时，使用人必须至行政部填写在职管理人员使用证件登记表 （附件一） ，经行政部经理同意后，方可借出，证件管理员必须及时跟进归还到位。十二、凡分公司（办事处）或项目部因投标或项目检查需临时使用资格证件，由经营部或工程管理部按照本制度第十一条在行政部办理登记手续，由经营部或者工程管理部安排人员统一协调和配合（分公司、办事处或项目部人员不得直接带证外出） 。十三、在职管理人员使用证件时间最长不得超过 3 个工作日。 （外省出差使用或特殊情况除外）十四、各部门人员（经营部正常投标使用除外）在使用公司证照复印件时，需在行政部填写证件复印件/扫描件使用登记表 （附件二） ，并在复4印件上加盖“再次复印无效”的印鉴，方可带出使用。十五、原则上不允许外来人员借用各类资格证件；如遇特殊情况证件所有人需借原件，当事人必须持身份证复印件等个人资料到行政部填写证件借用申请表 （附件三） ，经公司副总经理、常务副总、董事长批准同意后，根据证件的种类至财务部交 1000-2000 元押金或由公司中层以上管理人员担保签字，方可借出。十六、

5、分公司（办事处）因投标工作而需要长期或在一定时间内调用证件原件的，由分公司（办事处）负责人按程序申请，办理分公司（办事处）调用审批手续（见附件四）后方可调用。十七、证件一经借出由借用人或调用单位负责保管，在借用或调用期间如有遗失或损坏必须追究借用人或调用单位的责任。另补办证件的所有费用由借用人或调用单位自行承担，因遗失或损坏而又无法补办的，所有损失由借用人或调用单位自行承担。十八、借用人、调用单位不得转借、污损证件，不得在证件上圈点、画线和涂改，不得私自复印或留存复印件，不得利用证照从事违法活动。发现有利用证照从事违法、违规活动者将给予当事人以经济处罚，并收缴全部非法所得。造成严重后果者，追究当事人的相关法律责任。十九、证件归还时，根据证件的种类，证件管理员负责验收并妥善保管，经验收数量无误、证件真实无损后，由证件管理员及当事人在证件借用申请表 “验收栏”签字或由证件管理员开具验收证明，到计划财务部退还押金。二十、未经正常程序借出证件，不论是否造成不良后果，公司均将追究其管理部门及责任人责任并通报批评；造成不良后果者，公司除追究法律责任外，对责任人予以开除处理。二十一、公司各项目部因项

6、目押证，而需要在一定时间内使用证件原件5的，由项目部负责人按程序申请，办理证件押证告知手续（见附件五）后方可将证件原件带出办理押证手续。二十二、项目完工后，公司工程管理部或分公司应督促各项目部及时办理押证退回手续，项目部退证由其自行办理，且须及时将退回证件交还公司行政部。第五章第五章 各类专业证件引进、注册与待遇管理各类专业证件引进、注册与待遇管理二十三、各类专业资格证件注册在公司的，费用及待遇等相关规定如下：建造师、造价师、职称人员、九大员待遇标准按持证人员待遇标准（附件六）执行。1、以上付费标准可根据市场行情和公司需求情况，由行政部呈报领导同意后作阶段性的调整。2、如一人同时持多项证件或建造师增项多个专业，其付费标准，由行政部根据市场行情呈具体方案报领导同意后作个案处理。3、建造师、造价师、中级以上职称人员一经签订聘用合同 ，享受养老保险待遇，缴费基数按公司统一标准执行。4、凡公司注册建造师或造价师必须将其相关的所有资格证件（包括职称证、ABC 三类人员证、九大员证等）同时注册在公司；公司行政部负责与其签订聘用合同 ，呈报领导审批后，交计划财务部存档（行政部复印存档一份） ，计划财

7、务部按合同约定办理付款和购买保险。5、行政部资质文员根据建造师、造价师、中级以上职称人员与公司签订聘用合同 ，及时掌握付款时间，并在合同约定的付款日期前一周将付款报告以呈签件上报公司审批，保证及时支付。二十四、职称证、九大员证、ABC 三类人员等证件考试费用原则上由公6司先行垫付，待考试合格后，与公司签订服务协议，享受公司相应的补贴等待遇。二十五、凡将资格证件注册在公司的专业人员，其所有证件（对公司无使用效益的证件除外）的注册费、变更手续费、年检费及继续再教育费用由公司报销。同时，可享受项目管理费优惠及各类考试报名、培训等配套服务。二十六、凡将证件注册在公司的证件所有人，原则上要求在公司有需要时必须到岗，公司需要时不到岗导致严重后果的，经公司办公会审议后取消其所享受的年度部分或全部待遇。凡将证件注册在公司且享受了相关待遇的持证人员，如出现另有其它证件注册在其它单位导致公司无法正常使用的，公司行政部应第一时间通知持证人，要求其予以处理，并通知财务部停止支付无法使用期间的费用，如始终无法解决，持证人应退还已领取的相关费用。第六章第六章 各类专业证件使用与费用管理各类专业证件使用与费用管理二

8、十七、凡将证件注册在公司的证件所有人必须无条件配合公司项目报名、投标、合同签订和中标后项目的管理等工作，其差旅费和劳务费用按项目用证费用标准一览表 （附件七）执行，由项目投标人支付。二十八、凡以证件所有人名义投标的项目，中标后，由项目承包人支付给公司证件使用费，按项目押证费用标准一览表 （附件八）执行，收费日期从项目中标之日开始至取消网上登记和证件原件退回公司日止，时间超过半个月不足一月的，按一个月计算；时间不足半个月的，按半个月计算。二十九、项目中标后公司是否支付证件所有人责任风险费由公司视项目情况与证件所有人协商而定。三十、公司鼓励各分公司、各项目部积极引进各类人员证件，由分公司、项目部所引进的证件，原则上由引进的分公司、项目部自行调配使用，持证7人员的年薪金待遇、社保及注册、变更注册等相关手续费及印章等费用由分公司、项目部承担。三十一、分公司（办事处）、项目部使用自有人员证件的，须将自有人员证件报公司行政部备案。三十二、分公司（办事处）因经营投标需要申请从公司长期调用各类证件原件的，由公司收取一定费用，以支付证件所有人工资及公司注册费用；费用参照公司持证人员待遇标准或实际支付标准

9、执行，调用期间，证件所有人的保险及由分公司（办事处）承担。三十三、各分公司、项目部如遇证照丢失，要及时报请总公司行政部声明作废，补证的一切费用由当事人负责，并处以 1000 元/次罚款。如丢失后无法补办的，所造成的损失由当事人及所在部门承担。三十四、本办法自 2012 年 5 月 1 日起试行，解释权归公司所有。湖南大胜集团有限公司二 O 一二年四月二十五日8附件一：附件一：在职人员证件使用登记表在职人员证件使用登记表序号证件名称及编码用途借用日期借用人经办人行政经理（签字）归还日期验收备注9附件二：附件二：证件复印件证件复印件/ /扫描件使用登记表扫描件使用登记表序号日期复印/扫描证件名称、编码份数用途经手人行政经理（签字）备注10附件三：附件三：证件借用申请表证件借用申请表借用人（签名）联系电话工作单位及详细地址身份证号码用途证件编号及名称借用期限年 月 日 至 年 月 日押金金额（大写）： （小写）：担保人（签字）行政部意见：计划财务部意见：常务副总批示：董事长（总经理）批示：证件归还验收：经手人签字： 日 期：备注：借用人凭计划财务部押金收据、身份证复印件以及经审批的本表到行政部领证。所借用证件不得遗失，转借，必须在 5 日内归还，借证人已被告知并认可公司证件管理制度。11附件四：附件四：分公司（办事处）调用证件审批表分公司（办事处）调用证件审批表责任人联系电话申请部门（签名） 身份证号码工作详细地址借调证件名称借调证件用途证书编号及名称使用期限工程管理部/经营部意见：行政部意见：计划财务部意见：常务副总意见：董事长（总经理）批示：证件归还验收：经手人签名： 日 期：备注：1、本表用于分公司（办事处）因投标需要长期调用证件时，申请审批之用；2、分公司（办事处）使用证件需与公司签订相关议后，至计划财务部缴纳协议上所有费用。3、行政部凭相关协议、计划财务部开出的费用收据，方可调出证件。12附件五：附件五：项项 目目 押押 证证 告告 知知 表表项目负责人联系电话项目部名称（签名） 身份证号码押证证件明细分公司意见：经营部意见：工程管理部意见：行政部意见：计划财务部意见：证件押

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