商务邮件的礼仪汇总---让优秀成为一种习惯
5页1、商务邮件的礼仪汇总商务邮件的礼仪汇总-让优秀成为一种习惯让优秀成为一种习惯关于主题关于主题主题要提纲挈领主题要提纲挈领,添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏 里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急, 分别处理。分别处理。1 1一定不要空白标题,这是最失礼的。一定不要空白标题,这是最失礼的。 2 2标题要简短,不宜冗长,不要让标题要简短,不宜冗长,不要让 outlookoutlook 用用才能显示完你的标题。才能显示完你的标题。 3.3. 最好写上来自最好写上来自*公司的邮件,以便对方一目了然又便于留存,时间可以不公司的邮件,以便对方一目了然又便于留存,时间可以不 用注明,因为一般的邮箱会自动生成,写了反而累赘用注明,因为一般的邮箱会自动生成,写了反而累赘。 4.4. 标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王王 先生收先生收” 。也不要用。也
2、不要用胡乱无实际内容的主题,例如:胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!嘿!”或是或是“收着!收着!” 5 5一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整 理理 6 6可适当用使用大写字母或特殊字符(如可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*“* !”!”等)来突出标题,引起收件等)来突出标题,引起收件 人注意,但应适度,特别是不要随便就用人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急紧急”之类的字眼。之类的字眼。 7 7回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要 RERE RERE 一大串。一大串。 8 8、最最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正、最最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正 文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。关于称呼与问候关于称呼与问候1 1 恰当地称呼收件者,拿捏尺度恰当地称呼收件者,
3、拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件 是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、 ALLALL。 如果对方有职务,应按职务尊称对方,如如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x“x 经理经理” ;如果不清楚职务,则;如果不清楚职务,则 应按通常的应按通常的“x“x 先生先生” 、 “x“x 小姐小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。称呼,但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。 称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear“Dear xxx”xxx” ,显得很熟络。,显得很熟络。 关于格式,称呼是第一行顶格写。关于格式,称呼是第一行顶格写。2 2EmailEmail 开头结尾最好要有问候语开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个最简单的开头写一个“H
4、I”“HI” ,中文的写个,中文的写个”你好你好”或者或者“您好您好” ,开头问,开头问 候语是称呼换行空两格写。候语是称呼换行空两格写。 结尾常见的写个结尾常见的写个 BestBest RegardsRegards,中文的写个,中文的写个”祝您顺利祝您顺利”之类的也就可之类的也就可 以了,若是尊长应使用以了,若是尊长应使用“此致敬礼此致敬礼” 。注意,在非常正式的场合应完全使用信件。注意,在非常正式的场合应完全使用信件 标准格式,标准格式, “祝祝”和和“此致此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格,而为紧接上一行结尾或换行开头空两格,而“顺利顺利” 和和“敬礼敬礼”为再换行顶格写。为再换行顶格写。 俗话说得好,俗话说得好, “礼多人不怪礼多人不怪” ,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方 不妥,对方也能平静的看待不妥,对方也能平静的看待正文正文1.1. EmailEmail 正文要简明扼要,行文通顺正文要简明扼要,行文通顺 若对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企若对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你
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