正航软件导航者共用资料
21页1、正航软件导航者共用资料正航软件导航者共用资料1 1、功能介绍、功能介绍共用资料是指在使用 ERP 系统时需要维护的基础资料,例如:部门资料、人员资料、产品资料、客户/供应商资料、会计科目及银行资料等。 为确保资料的一致性及准确性,在使用 ERP 系统的交易单据之前,必须将企业目前基础资料整理完整,录入到系统中。 后续的日常使用中,若有增加新的基础资料,也需要及时地录入到系统中。便于各岗位的操作人员在使用系统时,可以取用到完整的基础资料。1.11.1 本节学习导读本节学习导读希望您在学习本节的过程中能思考并解答以下问题:1、共用资料主要包含了哪些内容?2、各基础资料分别由什么部门维护?3、基础资料的建立要按照怎样的先后顺序?4、如何在系统中记录开帐时的期初信息,如产品期初库存,以及客户、供应商的期初帐款等?1.21.2 系统流程系统流程系统上线前,必须建立和维护共用资料。根据不同部门的职能划分,具体分工准备的基础资料如下表:部门部门共用资料建立的分工共用资料建立的分工人事部人事部部门、学历、人员资料、节假日、行事历、工资方案财务部财务部币别、科目总类、科目类别、会计科目、银行类别、银行资
2、料、现金帐户、银行存款帐户、结算方式、项目、收入费用类别、税目、发票类型、产品传输组业务部业务部地区、客户类别、客户等级、客户资料、洽谈阶段、潜在客户资料、客户期初帐款采购部采购部地区、供应商类别、供应商资料、供应商期初帐款仓库仓库仓库设定、产品类别设定、计量单位设定、产品资料、产品期初存量系统管理员系统管理员设定系统参数中的公司明细资料、与仓库确认盘点方式、与财务确认成本核算方式、规划好部门人员的权限、数据库维护与备份方式在基础资料的建立过程中,有些基础资料的建立是互相关联的。例如:在建立人员资料之前,必须先建立好部门资料。才能在人员资料中设定此人员归属于哪一个部门。在建立产品资料前,必须建立好产品的类别以及仓库资料。所以在您建立基础资料前,要先了解一下资料的建立顺序。根据不同的顺序,分步骤建立,系统流程如下:资材部采购部业务部财务部人事部部门学历人员币别科目总类科目类别会计科目地区客户类别客户等级客户资料洽谈阶段潜在客户资 料客户 期初帐款供应商类别供应商资料供应商期初 帐款仓库计量单位产品类别产品资料产品期初库 存量税目节假日设定行事历现金帐户银行资料银行帐户1.31.3 各单据
3、应用各单据应用1.3.11.3.1 部门设定部门设定在企业管理中,会按照岗位及职能的不同划分不同的部门。各部门有较明确的分工,各尽其责,协调合作。在系统中,也需要对企业的相关部门进行记录。在建立系统的部门资料时,可以根据企业的组织架构图作为依据。 对此单据总结如下:a)单据用途:用于设定公司各部门明细,在各单据上可记录交易发生的对应部门。b)使用人员:人事部人员。c)审核人员:建议由人事部主管审核。d)后续影响:若未设定部门资料,后续的学历和人员资料将无法设定,在单据应用上也将无法区分所对应的部门。1.3.21.3.2 人员资料人员资料人员是企业最基本的组成部分,各个岗位都有不同的人员负责。在系统中,需要对企业的相关人员进行记录。在系统中建立人员资料时,可以根据人员的人事档案,作为建立的依据。人员资料用于记录实务中的人员基本资料。那么在建立人员资料时,我们该注意哪些重点内容呢?1、 实务中,企业的人员非常多,管理起来会比较困难,那么在系统中可以如何解决?选择所属部门,按部门管理。2、 企业一般都会和员工签订劳动合同,那么在系统中如何管理呢?在“其它资料”页签中,记录合同的起始日期和终止
4、日期,以及合同期。通过以上学习,我们对生产计划单做如下总结:a)单据用途:用于录入公司各人员明细资料,包括各业务、采购、财务、人事、生产等人员。b)使用人员:人事部人员。c)审核人员:人事部主管。d)后续影响:若未设定人员资料,后续的客户,供应商资料将无法设定,也无法记录对应的业务人员及采购人员。新增单据时,也选择不到对应的人员,导致无法登打业务单据。1.3.31.3.3 会计科目会计科目在企业管理中,会计核算的目的是真实反映企业的经营状况。会计要素只是对会计核算对象的基本分类,如果用其进行核算仍显得粗略。会计科目是对会计要素的具体内容进行分类核算的项目,也是记帐凭证上必须要使用的内容。之前若财务是手工作帐,没有使用会计科目编码,那么在使用财务系统时,要先将各会计科目的编码制定好。在使用会计科目之前,系统已有预设好的科目总类及科目类别,若企业的实际情况与预设的种类有不同时,可以在系统中进行相应的修改。在建立会计科目资料时,我们该注意哪些重点内容呢?1、 设定会计科目时要注意其对应的科目总类及科目类别;2、 不同类别的会计科目的余额方向不同,要注意设置。对此单据总结如下:a)单据用途:此
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