公司出差与报销管理制度.doc

公司出差与报销管理制度 　　 文件名稱出差与报销管理制度文件編號A-TS-HR-001版本01核准复核审核制定单位汽车材人资制定者文件变更履历表制/修订日期制/修订内容摘要版本页数制订者xx/08/22新制定--03--表单编码G-SN-DCC-001#01Bxx/10/16以现有版本缴交文管正式公告发行；文件名称为【从业人员出差暂行管理办法】，无文件编码，文件版本为1.0；1.003--xx/11/26依现况实际作业重新改版制定，增补多项内容文件名称改为【出差与报销管理制度】并给予文件编码,文件版本重新由0.1版开始；0110刘红军01.0目的为规范公司员工因公出差的审批、报销程序，特制定本制度 　　 02.0适用范围本制度适用于大陆地区汽车材事业群各公司，除总经理及费用承包人员外所出差及报销人员 　　 03.0名词定义13.1出差定义3.1.1员工因工作需要，去往非常驻地办理事务，且当日不可返回的定义为出差，适用于本制表单编码G-SN-DCC-001#02B度所列条款 　　 3.1.2员工因公外出当日可往返的，视为公出不视为出差；被公司派驻某地长驻，在长驻地期间不视为出差；业务人员在所负责业务省区域内外出工作，当日可返回者，不视为出差。

　　 3.22出差人群定义3.2.1高层岗位指九职及等级以上；3.2.2中层岗位指五至八职等；3.2.3其他人员指一至四职等；3.33出差城市定义3.3.1一级城市北京、上海、广州、深圳、杭州、苏州；3.3.2二级城市天津、重庆、珠海、汕头、厦门、温州、大连、宁波、青岛及各省会城市；3.3.3三级城市地区级城市；3.3.4四级城市除一级、二级、三级城市及香港、澳门、台湾以外的地方；04.0权责14.1公司权利4.1.1报销超出本规定标准部分，公司不予支持与报销；4.1.2非正规票据或票据丢失，公司不予报销；4.1.3超出公司报销规定的期限，公司不予报销；4.1.4非经批准的出差，其费用公司不予报销；4.1.5公司对本制度有最终解释权及修订权；24.2个人权利4.2.1符合本规定、标准、程序的费用应予以报销；4.2.2符合本规定、标准、程序的补贴应予以享受；4.2.3出差恰逢公休日，且符合本规定者应予以调休；05.0作业程序15.1出差申请与审批5.1.1员工出差必须填写「国际/国内出差申请单A-TS-HR-001#01」，并写明出差事由、目的地、所需费用、同行人员、是否借款等内容，并经相关权限主管核准后方可出差。

　　 5.1.2如遇特殊情况事前来不及办理者，需向上级主管报备，上级主管再向相关权限人报备，得到上级主管批准后方可执行出差，并事后7日内补办「国际/国内出差申请单A-TS-HR-001#01」手续，否则不予报销 　　 5.1.3员工持有效核准的「国际/国内出差申请单A-TS-HR-001#01」至管理部登记、备案，管理部凭该单给予订票及安排车辆；遇紧急情景来不及办理者，需本人上级亲自给管理部说明，管理部方可预订票务及安排车辆 　　 5.1.4员工出差需预支差旅费的，需在ERP系统填写借支申请，经权限主管核准后始向财务部申请暂支款；无ERP系统的单位，至财务部门填写借支申请借款，并经权限主管核准后始向财务部申请暂支款 　　 5.1.5出差期间除因病或遭遇意外情况，需要延时或改变行程的，需向上级主管报告并在征得上级主管同意后方可执行；不得因私事或借故延长差期或改变行程，否则公司有权拒绝额外费用的报销 　　 5.1.6出差路途当日适逢公休日，或出差期间公休日需要工作，视为工作时间予以相应时间调休，但不计算加班费(一线员工被排至其他厂支援者除外)；出差期间遇公休日且公司未要求工作，不视为工作时间，自行安排休息。

　　 25.2长途交通5.2.1高层管理岗位出差，可乘坐飞机经济仓、轮船二等（含）以下级、动车一等座、普通火车软卧标准和待遇；中层管理及其他人员出差，可乘坐飞机经济仓、轮船三等（含）、动车二等座、普通火车硬卧标准和待遇 　　 5.2.2不同级别人员一同出差，可享受同行高级别人员交通同等待遇；可享受上述待遇而未享受者公司不作同等待遇的补贴 　　 5.2.3出差人员若乘坐超标的交通工具，或特殊情况必须乘坐超标交通工具的，需在「国际/国内出差申请单A-TS-HR-001#01」上写明缘由，并经厂主管/事业群主管批准后方可执行，否则超标部分不予报销 　　 5.2.4如上述交通为管理部代为购买者，出差人需将登机牌、车票、船票使用完毕后交予管理部，由管理部统一报销（出差人需要向管理部提供核准后的出差申请单复印件） 　　 35.3短途交通（市内交通）5.3.1短途交通是指除上述第五条所规定的长途外的市区公交、地铁、出租车费等 　　 5.3.2凡乘坐如公交、地铁、电车等公众交通工具的，所有员工均为实报实销；凡乘坐出租车、包车等非公众交通工具的，高层管理岗位报销上限120元/天、中层岗位及其他岗位报销上限60元/天，上限内凭票据实报实销，超出部分由员工自行承担。

　　 5.3.3遇出差区域比较偏远交通不便时，或至香港、澳门、台湾及海外国家出差时，或有客户陪同需要乘坐出租车时；可在出差申请上或报销单据上注明非公众交通需求，并经相关权限人核准后，则不受本非公众交通费用上限约制 　　 5.3.4可享受上述待遇而未享受者公司不作同等待遇的补贴，要求公司派车出行的不再享受本项费用补贴 　　 5.44住宿费用5.4.1住宿费上限标准如下，在上限标准内实报实销，超出部分公司不予报销城市级别职务等级一级城市（人民币）二级城市（人民币）三级城市（人民币）四级城市（人民币）高层管理380320280240中层管理320280240200其他岗位280240xx805.4.2高层管理者可允许一人一间房间，中层岗位及其他人员同性别，出差并可合并一间住宿的，只报销合并住宿后房间费用，并可按同行人中职级较高者的标准报销；因性别原因不能同住的，可分开房间居住，并按同行中较高职级者的标准报销；5.4.3遇住宿地必须为城市中心地区时（如展会、商务谈判），或有客户陪同需要同住时，或至香港、澳门、台湾及海外国家出差时，需在出差申请上或报销单据上注明，并经相关权限人核准后则不受本住宿费上限约制；5.4.4可享受上述待遇而未享受者公司不作同等待遇的补贴；5.4.5所在出差地有当地公司提供宿舍，或有接待单位为其提供住宿的，不再报销住宿费用。

　　 5.55伙食补贴5.5.1伙食上限标准适用于公司各级人员、各城市，每餐按如下标准内报销餐别早餐中餐晚餐公休日餐费标准（人民币）10元/餐25元/餐25元/餐50元/天5.5.2遇飞机或火车途中正值就餐时间，当餐可按40元/餐标准报销（有的除外） 　　 5.5.3伙食费用自出差当日算起，自出差结束截止，按实际在外就餐数核算；遇公休日在外休息者每日补贴50元 　　 5.5.4遇就餐地城市中心地区时（如展会、商务谈判），或有客户陪同需要同住时，或至香港、澳门、台湾及海外国家出差时，需在出差申请上或报销单据上注明，并经相关权限人核准后则不受本伙食费上限约制；5.5.5遇出差公司报销其业务招待费的，当餐不再享受伙食报销，按实际就餐数核算；5.5.6在出差地当地公司提供食宿的，或有接待单位提供就餐的，不再报销当次就餐费用；5.66通讯费用5.6.1配有公司者，其通讯费按有关规定执行 　　 5.6.2未配有公司者，出差期间每天补助5元；至香港、澳门、台湾及海外国家出差时，需到公司领取专用通讯或卡，未来及领用的每天按20元补贴；5.6.3本通讯补贴不适用于长期派驻或出差人员，长期派驻或长期出差人员需办理当地通讯卡，具体实施标准可参考通讯类相关规定执行。

　　 5.77出差补贴5.7.1出差者可视出差天数给予一定的出差补贴，用于各项费用的补贴；出差天数以在他地过夜为标准，每在他地过夜一晚算作出差一天，每天按如下标准进行补贴出差天数1个月以内1-3个月3个月以上补贴标准（人民币）30元/天20元/天按合约或协议5.7.2超过3个月的视为长期派驻人员，因在薪资上有所考虑或另有劳动合同或协议进行约定，故不适用本出差补贴条款；5.7.3本条款所列出差补贴、派驻补贴，不适用总部、他国等兄弟公司员工在大陆长期派驻或出差；如果类似情景来大陆出差或常驻者，具体根据总部或员工所属公司规定办理，大陆地区不受理此补贴或报销；5.8出差招待规定5.8.1员工出差期间需要进行业务招待的，在出差申请同时，填写「客请单」一并经相关主管签核；如出差期间临时需要客请，则需邮件或短信等形式分别向直接主管、权限主管报备，在得到邮件或短信等书面回复同意后方可客请；否则公司有权拒绝报销任何招待费用，具体执行标准可参见其他管理规章或制度 　　 5.99报销规定5.9.1出差任务完成该后，需在7个工作日内办理报销手续，未经批准而超过上述时间的，公司均不予报销 　　 5.9.2报销人员将真实的发票按规定粘贴整齐（靠粘贴凭证左上方，从右到左顺次粘贴），并按格式要求详细填写好「差旅费用报销表」并附「出差报告A-TS-HR-001#02」；几人同行出差住宿费须合并报销的，要并注明相关详细信息。

　　 有ERP系统的单位，差旅费报销需上ERP系统填写员工报销申请 　　 5.9.3报销审批过程中，责任部门最后一位审批人员需在每张报销发票上签字确认，部门批准后交财务费用会计审核，然后送交相关权限主管批准后报销 　　 5.9.4报销款优先偿还借款，借款未清禁止支取现金；其他形式的报销也须遵照此项规定 　　 5.9.5借款归还时间不允许超过1个月，超过则直接从工资中扣除；若因特殊情况不能在规定时间内报销以归还借款，借款人须授权委托其他人员代为核销 　　 5.010出差纪律5.10.1出差期间出差者必须保持24小时开机,并及时向主管领导报告公务进展情况，如出现关机超过4小时（遇途中乘飞机、火车、轮船等无法充电的情景除外），则按出差不实处理 　　 5.10.2出差人未真实履行出差义务，或借出差名义以私事为目的者，均视作出差不实；除费用不予报销外，第一次处警告处分，第二次记大过处分，第三次予以解除劳动关系并不支付赔偿金 　　 5.10.3出差人员需真实填写报销凭证，即保证所有报销单据均为真实票据、实际支出，无弄虚作假行为，若被发现有任何作假行为，第一次按照作假金额10倍罚款，第二次按照作假金额20倍罚款，第三次予以开除；涉及发生作假行为的当事人的有关部门领导负查对、审核、管理不严的责任并给予一定的经济处罚。

　　 5.10.4出差人员对自己的财物须仔细保管，若发生丢失事件，由出差人员自行承担；涉及公司财物或重要文件者，公司按相应价值予以追索赔偿 　　 5.10.5出差人员须保证公司能随时联系到本人，并及时与直接主管领导或汇报工作进展情况；出差完毕后要拟写「出差报告S-SN-HR-001#02」对本次出差工作完成情况、结果进行汇报 　　 5.111出差审批及费用报销作业流程5.11.1工厂所属人员出差申请及报销（图示）作业流程权责单位使用说明提报出差申请单﹡申请单注明出差目的、日期、行程、费用、同行人等 　　 出差审核NG重新申请﹡部门主管以下人员出差，逐级提报至部门主管审核 　　 ﹡部门主管/负责人出差提报至厂主管审核 　　 （审核为中间需经过的环节，并不是指核准）出差核准﹡本厂所有人员出差最终由厂主管核准；﹡厂主管本人出差按事业群流程办理 　　 申请人权限主管厂主管出差订票/派车管理部﹡申请人凭核准后出差申请，到管理部门登记备案，管理部门根据核准内容安排订票及派车（无需派车和订票也要报备考勤） 　　 暂支出差费用财务部﹡申请人凭有效核准出差申请、有效核准的借支申请，至财务部门执行借款 　　 （无。