中、高级管理人员的能力测评工具-文件框

“文件筐测验文件筐测验”“公文处理模拟测验” 又称“文件筐测验” ，作为一种个人综合性笔试测验，特别适 合于中、高级管理人员的能力测评。公文筐测验的所有题目都来自于管理工作的实战，通 过考察被测评者在处理具体业务中的表现，评估其关键能力。在国外，公文筐测验是评价 中、高层管理人员的重要测评工具，也是评价中心技术中应用得最多的一种情境模拟测试 手段。据国外学者所做的一项调查研究，95%的评价中心都采用了公文筐测验这种测评技术。在美国，该测验目前已被 1000 多家知名企业所采用，除美国电报电话公司外，福特汽 车、通用电气等诸多大型企业集团均将公文筐测验作为企业管理人员选拔、测评的重要手 段。 当前在国内，公文筐测验作为一种测评技术，被越来越广泛应用于在领导干部和管理 人员招聘选拔中。公文筐测验是一种信度和效度都比较高的测评手段，可用于领导干部和 管理人员的选拔、考核以及培训。 公文筐测验的特点公文筐测验的特点 公文筐测验把被试置于模拟的工作情境中去完成一系列的工作，与通常的纸笔测验相 比，显得生动而不呆板，较能反映被试的真实能力水平；与结构化面试、无领导小组讨论 等其他测评技术相比，它提供给被试的背景信息和测验材料以及被试的作答都是以书面形 式完成的，一方面考虑到被试者在日常工作中接触和处理大量文件的需要，另一方面也为 每一位被试提供了工作的前提条件和机会相等的情境。公文筐测验可以同时对大批量的被 试进行测试，这也是其他情境测验所无法比拟的。 公文筐测验是评价担任特定职务的管理人员在典型职业环境中获取/研究有关资料、得 体处理各类信息、准确做出管理决策、有效开展指挥/协调和控制工和能力及其现场行为表 现的综合性测验。1 1、 公文筐测验的优点公文筐测验的优点 公文筐测验兼备了情境模拟技术和传统纸笔测验的优点。 从形式上看，公文筐测验把被试置于模拟的工作情景中去完成一项任务，与通常的纸 笔测验相比，显得生动而不呆板，较能吸引被试的答题兴趣。 公文筐测验是一套公文的组合，可以同时从多个维度上评定一个人的管理能力，这些 能力是知识、经验和智力相互作用和整合的结果，具有综合性。这些题目的设计也可以因 不同的工作特征和所有评价的能力的不同而不同，具有一定的灵活性。 和无领导小组讨论等其他情境模拟测验相比，公文筐提供给被试的背景信息、测验材 料和要求的作业都以书面的形式来完成和实现，比较简便，对实施者和场地的要求最低， 既可以采取个别的方式进行施测，也可以采取团体的方式进行施测，只要评价者给于被试 者相同的指导语就可以了。 公文筐测验高度仿真和接近管理实战，非常有利于激发被测评者的积极性和创造性， 对于在很短的时间内全面、准确掌握管理者的能力、潜能以及个性心理特征的某些关键要 素具有不可替代的重要作用，是不折不扣的“管理者实战演习” 。两小时左右的公文筐测验 对被测评者自身综合素质状况、工和经验积累、专业知识和相关知识的系统整合与娴熟应用的考察效果为其他许多人事测验所望尘莫及。 最重要的是，公文筐测验具有跨文化、跨地区、跨行业和跨企业规模的普遍适应性。 据统计，欧美发达国家和日本在选拔、评价管理人员时最常用的技术就是评价中心，而评 价中心中公文筐测验的使用频率高达 95%。公文筐测验效度和信度极高（信度相关系数为 0.92）且操作方便，在以往的四十年中已为各国企业的人才招聘选拔、人才评价和管理人 员培训需求分析立下了汗马功劳。近几年来，公文筐测验在企业管理工作中的价值和作用 也逐步得到中国管理理论界及企业界人士的高度重视。 公文筐测验高度仿真和接近管理实战，非常有利于激发被测评者的积极性创造性，是 不折不扣的“管理者实战演习” 。 在公文筐测验中，被试作答的自由度很高，主动发挥的空间很大，因为被试面对的不 是封闭性的问题，而是可以灵活处理的各种开放性问题。 从信度上看，公文筐测验采取纸笔的形式，一方面是考虑到被试者在日常工作中接触 和处理大量文件的实际需要，另一方面也是为了统一操作和控制，给每个被试提供相等的 条件和机会，比较公平，不会因为情境的不同或者小组成员的差异等因素而影响测评结果。 而且，对于被试处理方式优劣的评价，不是个人单独决定，而是由几位评价者共同讨论决 定。这有助于提高公文处理的信度。 从效度上看，公文筐所采用的文件都是取材于实际的管理活动，几乎都类似于被试所 拟任职位上日常需要处理的文件，有时候直接选取真实文件。同时，处理公文这样一项管 理活动也是任何一个管理者在日常生活中经常遇到的事情。这样，被试者很熟悉公文筐测 验的目的所在，非常容易接受此种表面效度高的测评方式。 也有一些研究表明公文筐测验具有良好的内容效度。虽然公文筐在测验过程中采用的 是静态的考察方式，但是其材料包罗万象，范围广泛，任何静态的测评要素，比如背景知 识、专业知识、操作经验以及能力倾向等都可以隐含于文件之中，通过文件处理这种形式 对被试的潜在能力和综合素质进行考察。 公文筐测验中的成绩与实际工作中的表现有很大的相关，对被试未来工作绩效有很好 的预测能力，即该测验具有良好的预测效度。因此，只要被试能够妥善处理公文筐中的各 类文件，评价者就有理由认为被试者在一定程度上具备了胜任新职位所需要的素质。西方 有研究者观察了 51 人的工作实际绩效后发现，工作绩效与公文筐测验之间的相关度高达 0.42；还有人发现公文筐测验的绩效与日后三年内的晋升之间的相关度为 0.32。 从用途上看，公文筐测验除了能够挑选出有潜力的管理人才，用做评价、选拔管理人 员外，还可以用做培训，训练他们的管理与合作能力，使选拔过程成为培训过程的开始， 使参加测验的被试提高其管理技巧、解决人际冲突的和组织内部各部门间的摩擦的技巧， 以及为人力资源计划和组织设计提供信息。西方有研究表明，公文筐测验的结果与培训成 功间的相关达到 0.18-0.36。公文筐测验的概念公文筐测验的概念 公文筐测验是评价中心中用得最多、也是最重要的测评方法之一。它是一种对管理人 员的潜在能力进行测定的有效方法。在这种测评方法中，要求被试者阅读和处理备忘录、 信函等一系列文字材料，其涉及的问题随被试者拟任岗位的要求不同而变化。 例如，如果是录用一般管理岗位的人员，问题可能仅仅涉及理解并遵循指令，安排日 常事务性工作，文稿归类整理，协调各方面执行等任务，而对于高层次的管理人中，则可 能涉及十分广泛的问题，诸如人事安排，人事关系，财政支出与控制下属的能力，内部关 系和组织结构等。 这些信件有来自上级和下级的，有组织内外部各种典型问题和任务，有日常琐事，也有重要大事。它要求被试者在规定的时间内将这些公文处理完毕并采取措施或做出决定， 但在处理的过程中一般没有其他人的协助。通过这种测评方法，评价者可以较好地观察到 被试者对公文的处理是否有轻重缓急之分，是有条不紊地处理并适当地请示上级或授权下 属，还是拘泥于细节，杂乱无章地处理，由此来反映被试者在管理方面的计划能力、组织 协调能力、判断能力、沟通能力、决策能力以及领导能力等。此外，还反映了对信息的收 集和利用能力、处理问题的条理性和灵活性程度以及对他人的敏感性等等。 公文筐测验的适用范围公文筐测验的适用范围 由于公文筐测验可以将管理情境中可能遇到的各种典型问题抽取出来，以书面的形式 让被试来处理，所以它可以考察被试多方面的管理能力，特别是计划能力、分析和判断问 题的能力、给下属布置工作并进行指导和监督的能力、决策能力等。归纳起来，主要有以 下两类：1、与事有关的能力。 公文筐的各种公文都会涉及到组织中的各种事件，被试搜集和利用信息的（洞察问题） 能力首先会体现其中，另外有的事情是需要被试做出分析、综合、判断的，有的事情需要 做出决策，有的事情需要组织、计划、协调，有的还需要分派任务（授权） ，而且在纷繁复 杂的事情中需要分清轻重缓急，因此这些能力都可以在公文筐测验中得到反映。同时由于 与其它测评方法相比，此法提供给被试的测验材料和作答都是以书面形式来实现的，所以 还能有效地测察被试者的文字与写作能力。2、与人有关的能力。 在公文中会提到各种各样的人物以及它们之间的关系，这些文件也是来自不同的人， 设计得很好公文筐测验会把人物的特点勾勒得淋漓尽致。被试除了善于处理公文中的事情 之外，还要对文件有关的人非常敏感，而且很多情况下，事情处理得是否得当就取决于是 否能够正确理解人的意图、愿望、性格特点和人物之间的关系。因此，在公文筐测验中也 能很好的测量与人打交道的能力，尽管这种能力是通过书面的形式间接表现出来的。 由于公文筐内容的不尽相同，所以每次测验的维度也是根据实际情况而定的。总的说 来，公文筐测验的评分维度主要有两个方面： 一是明确单个公文的考察要点，针对每个要点的答题情况进行评分，公文一可能考察 的是被试者对情况的分析判断能力和决策能力，公文二可能考察的是协调能力，公文三可 能考察的是授权意识，公文四可能考察的是商业敏感性等等； 二是从所有公文的总体进行分析，看被试是否能够充分认识到各个文件之间的关联， 对所提供的背景信息能否充分地利用，对各个人物在组织中的角色是否有较为准确的认识， 是否可以通过对一些数据的分析得出相应的结论；看被试是否对时间有敏感性，能否较为 迅速地发现被拖延的公文，在分清时间先后顺序的同时是否能够敏锐地发现时间冲突，并 在此基础上分清事情的轻重缓急合理安排自己的工作；看被试整体的文字表达能力如何， 是否能够用清晰、简洁的语言来传达信息或分配任务，以及对处理公文的一些基本格式和 规则的了解程度如何。当然，每一份公文并不一定指示考评一个要点或维度，也可以同时 考察多个。 另外，在施测的时候，还可以通过现场或者录像观察被试处理公文的方式。有的被试 可能比较讲究效率，在看清测验要求之后就奋笔疾书，按照公文的先后顺序回答问题，并 用一、二、三等数字来体现答题的逻辑性；有的被试可能会从整体上考虑公文之间的联系， 在附加的日历上做一些必要的标注，挑选出最重要或者最紧急的事情首先处理，然后才回答其它的。这一方面可以体现被试的行为风格，另一方面也可以间接反映他的管理意识和 能力，可以在相应的维度上增加适当的分数。 概括起来，公文筐测验可以考察素质内容有： 管理人员计划、组织、预测、决策、沟通能力的个体水平和群体水平是企业管理团队 核心能力的标尺，对于企业可持续发展力的保持和提升具有重大意义。五大能力的考察是 公文筐测验关注的焦点。 2 2、公文筐测验的缺点、公文筐测验的缺点 编制的成本较高。公文筐测验需要专业人员包括测验专家、管理专家和行业专家（实 际工作者）三部分专家相互配合，投入的人力、物力和费用都比较多。编制公文筐测验需 要结合实际的拟任职位特征和要求，共同研究开发新的合适的题目，收集不同的文件，并 对文件进行典型化处理，将各个文件串联起来成套编制并标准化，这本身就是一个需要花 费大量时间的过程。 评价的客观性难以保证，虽然公文筐测验采用纸笔的形式和较为标准的考试程序，但 是它所包含的公文的题目基本上都是采用开放式的方式，要求被试主观作答。由于被试者 在经验、背景、管理理念、基本素质等方面存在个体差异，其处理公文的行为方式也是不 尽相同的。一个经常与公文打交道的企业中层管理者，由于受到企业文化和企业的做事风 格的影响，在做此类的测验时就很容易按照工作习惯来处理，一些真实的能力被隐藏了起 来。这会影响到评价者给予他的评价。 不同的评价者之间对此也会有不同的认识，尤其是专业人员和实际工作者之间的认识 有较大的差异。鉴于此，公文筐测验结果的评价应有专家指导，否则会由于评价尺度把握 不准而无法取得好的效果，而在具体实践中专家并不容易请到，因此这就使得公文筐测验 很难大规模推广使用，西方也一般只是在选拔高级管理人员和高级官员时才使用。 依然采用静态的形式。公文筐采用静态的纸笔考试，每个被试都是自己独立完成测验， 评价者与被试之间没有互动的交流，所以评价者很难对被试实际当中与他人交往的能力和 人际协调能力直接进行判断和评价。 公文筐测验的实施步骤公文筐