高校电子档案资源的现状与整合

高校电子档案资源的现状与整合 彭柳 中南民族大学档案馆校史馆 摘 要： 首先介绍了高校电子档案资源的特点和存在的问题;紧接着分析了高校电子档案资源建设的现状, 建议从馆藏档案数字化和开发档案管理集成系统收集电子档案两个方面, 着手整合高校内电子档案资源;最后提出建立高校之间电子资源联合共享机制, 统一高校档案管理技术、优化存储管理、提高利用效率。关键词： 电子档案; 电子文件; 档案管理系统; 资源整合; 作者简介：彭柳, 中南民族大学档案馆校史馆馆员, 主要从事档案数字化建设技术研究。收稿日期：2017-06-30基金：中南民族大学中央高校基本科研业务费专项资金项目 (CSQ15024) Received： 2017-06-30高校电子档案资源一般由档案管理系统以数据库形式建设和管理。高校电子档案来源于高校的教学、科研、管理活动, 具体组成包括招生录取记录、学生学籍信息、考试成绩单、科研立项档案、招标合同、基建档案、科技成果转化文件、收发文件等等135。高校的电子档案资源是高校重要的信息资产和智力资源, 它们形式多样、格式不一, 很多由各管理部门利用各自的管理系统以电子文件的形式流转。如果由各部门将这些文件打印出来归档, 再由档案部门将打印出来的纸质文件数字化扫描, 则会造成档案信息资源建设成本的不必要增加, 还有可能将一些重要的电子档案信息丢失。随着数字化校园的建设, 各高校都在逐步推进无纸化办公, 越来越多的具有保存价值的电子文件需要归档, 电子档案将逐步成为档案馆馆藏中的主流。如何对电子档案资源进行建设、管理、提供利用及开发, 将成为高校档案馆在新的发展形势下面对的难题。一、高校电子档案的现状1. 高校电子档案的特点。电子档案, 即通过计算机硬盘、软盘、磁盘、磁带库等设备进行存储的电子文件, 通过网络或者磁盘在线或离线进行传输归档, 由相应的档案管理软件管理并提供利用, 一般都有相对应的原文纸质档案。因而电子档案对比传统类型档案具有接收方便, 归档及时齐全, 信息存储密度高, 占据实体空间少但信息容量大的特点。高校电子档案来源于高校的各种工作和管理活动, 它集文字、图像、图表、符号、音频、视频等多种媒体于一体, 并且需要提供利用的电子档案主要是文字、图表和图像类型。由于电子档案本质上是二进制数字, 其信息的存在形式容易被篡改、数据可能丢失、存储介质材料易破坏, 对信息管理系统和计算机网络等软硬件要求较高。2. 高校对电子档案认识的局限。目前, 在高校中还存在着对于档案的重视不足, 很多使用者只是在要用时才会想到找档案, 而不是主动有意识地利用档案促进科研、教学等学校管理水平的提高。而且电子文件的产生单位里也存在部分人, 甚至是决策层领导, 认为档案是私有财产, 缺乏对电子档案作为信息资源的共享观念。以上局限使得电子文件信息资源流失现象严重, 电子档案信息资源建设处于封闭式开发状态, 更谈不上电子档案的开放与网上利用了。3. 电子档案法律效力的不足。2005 年实施的中华人民共和国数字签名法明确了部分电子文件 (包括数据电文、电子文书) 的证据效力, 对于商业领域有非常重要的积极意义, 此后十年间我国电子商务发展迅速。令人遗憾的是该法没有涵盖电子政务, 电子档案的证据效力目前缺乏法律认可与保障。在行政法规层面, 国务院办公厅、国家档案局于 2003 年相继颁布了电子公文传输管理办法、电子公文归档管理暂行办法。在电子文件的开发利用方面, 2007 年颁布了针对国家行政机关的中华人民共和国政府信息公开条例。但前述办法和条例都属于国务院规章, 尚未上升到国家法律的层次。电子档案的法律效力没有足够的明确。4. 高校电子档案管理技术的不足。档案最重要的本质属性是原始记录性。传统纸质档案的载体性能稳定, 其原始记录性已有成熟的技术手段识别。然而电子文件具有信息与载体可分离的特性, 可以利用计算机软件进行修改, 电子档案真实性、完整性和可靠性的安全保证在技术上的难度比较大。此外电子文件通过公共网络归档以及电子档案通过公共网络发布时, 都可能面临着病毒和黑客的窃听、篡改、伪造攻击, 还可能被违法复制甚至倒卖。普通高校现有的防毒软件和防火墙等技术难以对付黑客高手, 使得电子档案的信息安全受到严重的威胁。5. 高校电子档案资源建设的现状。由于高校内电子文件的大量使用是最近十年才盛行, 与其相配套的软件及硬件建设更新换代非常频繁。目前大多数的高校档案馆仍然实行的是传统的纸质档案为主, 将纸质档案数字化的电子档案为辅的档案保存方式。部分高校档案馆实现了电子档案与纸质档案同步接收, 其中电子档案一般也是以光盘、磁盘等离线移交的方式进行归档并保存。少数走在前列的高校档案馆实现了在线归档电子文件, 甚至是通过高校信息中心平台实现系统对接归档。二、高校内电子档案资源的整合1. 馆藏档案数字化生成电子档案资源。馆藏档案数字化的建设, 在我国很多高校都已经或者正在计划开展。国家和地方出台了纸质档案数字化技术规范 (DA/T31) 、档案著录规则 (DA/T18) 、磁性载体档案管理与保护规范 (DA/T15) 、档案数字化规范(北京地方标准 DB/T765) 等规范文件, 为存量纸质档案和声像实物档案等的数字化工作提供了指导。很多高校建立了馆藏档案数字化管理系统, 将馆藏档案数字化生成的电子档案与原档案以相应的联系方式同时保存217, 并为学校各部门提供不受时间和空间限制的档案利用服务, 提高了档案利用的效率。2. 开发档案管理集成系统收集电子档案资源。目前尚无档案管理信息系统开发的国家标准, 而要彻底解决日益增长的高校电子文件的归档和管理的问题, 最基本的方案就是开发一个档案管理的集成系统平台, 提供包括接收、著录、整理、存储、库房管理、提供利用等所有档案工作功能的信息管理系统。(1) 系统目标。此系统必须能够接收、存储和管理各种类型的电子文件、各种文件管理系统中的数据库, 并保证归档电子文件的完整、真实、有效性, 从而建设一个适合高校工作实际的、长期可靠的、可扩展的电子文件集成管理信息系统, 对高校政务活动中产生的对国家和社会具有保存和利用价值的电子文件, 实现规范采集、集中归档、统一管理、数据规范、安全保密、方便利用、资源共享。(2) 功能需求。此系统不仅具备一般档案管理系统的基本管理功能, 还应该将现有的馆藏档案数字化管理系统, 包括案卷级和文件级目录信息, 以及档案数字化生成的全文等电子档案资源整合到统一管理平台中。此外, 系统还应具有对高校各业务部门的管理信息系统中分布、异构、自治和不断变化的数据进行自动收集整理的集成功能, 即具有前端系统集成。在电子文件归档的探索过程中, 有高校收集过各种前端系统数据, 为了打开这些数据甚至将前端管理系统也复制保存了, 但这样既不便于管理, 更不方便提供利用, 因而要实现档案统一接收管理, 必须把接收的各前端系统的数据通过接口程序统一格式导入本系统。同时, 为了保证归档的电子文件真实有效, 对前端系统生成的学生成绩单等固化为 PDF 等格式并导入集成系统中, 当作电子档案保管利用。(3) 关键技术。由于各前端系统软件是不同的开发者, 针对不同的功能需求开发, 使用的开发工具、开发方法千差万别, 要将这些前端系统整合到统一的系统平台中, 关键的技术是建立接口程序, 抽取出各系统与档案管理系统中的共享字段, 采用灵活的系统设计模型, 兼顾各类档案的特性和要求, 方便不同用户按照不同要求进行功能扩充, 最大限度地将各管理和业务部门的前端系统与档案管理系统进行整合, 建立起有效的数据集成系统。三、高校间的信息资源整合建立高校档案信息联盟是高校电子档案资源建设到一定程度的发展前景。国家档案局于 2003 年发布的电子公文归档管理暂行办法明确地规定了电子公文归档管理工作的基本条例和实施办法, 给电子公文和档案数据库录入与共享提供了指导。档案保存和管理的目的就是使用。由于各院校的技术差异, 使各高校的电子档案数据库处于条目数据库、全文数据库、多媒体数据库三种不同保存形态的数据资源, 不仅院校之间难以实现对接, 更不能满足社会用户需求服务324, 用整合式管理的方式, 建立类似于高校图书馆工作委员会一样的联盟秘书机构, 统一调配各院校间电子档案管理, 实现技术统一, 资源优化, 将会提高高校电子档案的利用率和服务能力325。1. 建立高层次的协调机构。整合高校间的电子档案资源整合, 建立具有社会化服务能力的管理系统, 不是单个学校能够承担的责任, 必须由教育主管部门从国家战略层面建立一个能够进行制定政策、调配资源、协调所有高校的高层次的长期管理机构。此机构可以由教育部出面组织各类高校建立相应的成员机构, 在各个地区设立常驻组织机构以促进高校电子档案信息资源和网络服务体系的建构。2. 建立虚拟档案馆集成各高校的电子档案资源。可依托已有的主干网络中国教育和科研计算机网 (CERNET) , 由上述协调机构牵头开发建设一个集合所有可共享的高校电子档案资源的虚拟档案馆。用户通过虚拟档案馆提供的模拟网上档案馆界面, 方便地获取多个档案馆的数字化馆藏, 并取得相关的浏览或者下载等多种信息服务422。此虚拟档案馆相当于多个数字档案馆的集中, 组织上较为松散, 实际电子档案资源仍存在于各高校档案管理系统数据库内, 需要处理的关键问题是数据异构的问题。加强电子档案集成管理系统的开发标准是解决数据异构的有效办法。参考文献1郭蓉.新形势下高校档案信息资源的开发利用J.办公室业务, 2011 (1) . 2梅婷.论高校档案信息资源数字化建设J.兰台世界, 2008 (6) . 3温艳秋.基于信息背景下的高校电子档案整合管理模式研究J.兰台世界, 2012 (9) . 4李黎, 姬凤英, 刘剑, 等.关于城市数字地图档案馆建设的思考J.湖北档案, 2013 (7) .